Comment organiser des réunions de bureau médical efficaces

Les réunions du personnel médical peuvent être très efficaces si elles sont utilisées de manière efficace et productive. Les réunions sont une excellente forme de communication pour toute la pratique et doivent avoir lieu régulièrement. Lorsque les réunions sont programmées toutes les semaines, toutes les deux semaines, voire tous les mois, les responsables et le personnel peuvent résoudre les problèmes au sein du bureau en temps voulu..
Bien souvent, les réunions peuvent devenir inefficaces lorsque la planification nécessaire est insuffisante pour tenir compte des contraintes de temps ou que les informations présentées ne sont pas correctement organisées. Voici plusieurs manières d’organiser des réunions plus efficaces dans les cabinets médicaux..
1

L'agenda

L'élaboration d'un ordre du jour standard vous permet d'aborder l'ordre de priorité des sujets clés lors de chaque réunion. Cela permet à chaque réunion de bien se dérouler et de rester sur le sujet avec suffisamment de temps pour discuter de tous les sujets les plus importants..
Plusieurs fois, les réunions dépasseront l'heure prévue, mais votre réunion pourrait se terminer à l'heure tant que les problèmes importants sont résolus..
Un ordre du jour de réunion typique comprend:

Bienvenue et introduction
Les absences
Compte rendu de la réunion précédente
Questions découlant de la réunion précédente
Liste des points à discuter par ordre d'importance
Toute autre affaire permettant aux membres du personnel d'aborder d'autres sujets
Toute nouvelle affaire pour la prochaine réunion
Clôture de la réunion

Dans la liste des éléments, incluez les éléments standard devant être abordés à chaque réunion. Ceux-ci peuvent être la prévention des infections, la HIPAA et des objectifs financiers.
Recherchez des éléments récurrents dans les ordres du jour précédents, tels que les refus de demandes, les longs délais d'attente et les problèmes de satisfaction des patients..
2

Fréquence et durée d'adaptation aux besoins du patient

La fréquence et la durée des réunions de bureau dépendent de plusieurs facteurs. En raison des contraintes de temps imposées par le cabinet médical, les réunions ne doivent pas entraver les soins aux patients..
Le meilleur moment pour planifier une réunion serait après les heures de bureau ou pendant une période lente de la journée. De cette façon, la réunion aurait peu ou pas d'interruptions et pourrait commencer et se terminer à l'heure. Une réunion du personnel bi-hebdomadaire ou mensuelle ne dépassant pas une heure serait plus pratique.
Certains responsables peuvent également souhaiter rencontrer une fois par mois des groupes plus restreints ou des membres du personnel individuels afin de traiter de sujets plus spécifiques. C’est une étape importante qui est souvent laissée en dehors des plans de réunion.
Des groupes plus petits ou des réunions individuelles permettent aux personnes d’aborder ou de discuter de sujets qu’elles ne souhaitent peut-être pas aborder devant un groupe plus important. Les gestionnaires peuvent également profiter de cette occasion pour discuter de questions confidentielles avec les membres du personnel sans que personne ne se sente isolé..
3

Discuter des points importants en milieu médical

Bien que chaque cabinet soit différent, la dynamique du cabinet médical est de nature très similaire. Certains sujets doivent être abordés à chaque réunion pour garantir que votre cabinet médical reste conforme aux directives nationales et fédérales..
HIPAA
Tous les fournisseurs de soins de santé ont la responsabilité de garder leur personnel formé et informé sur la conformité à la loi HIPAA. Qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, la divulgation non autorisée de PHI est considérée comme une violation de la HIPAA.
Rappelez à votre personnel à chaque réunion l'importance d'éviter la divulgation d'informations lors de conversations de routine; discuter des informations des patients dans les salles d'attente, les couloirs ou les ascenseurs; bonne élimination des PHI; l’accès à l’information soit strictement limité aux employés dont le travail exige que l’information.
Contrôle d'infection
Prévenir la propagation des maladies infectieuses est l'objectif principal du contrôle des infections dans le cabinet médical. Comme nous le savons tous, bien se laver les mains est le moyen le plus efficace de prévenir la propagation des infections..
Cependant, le lavage des mains seul ne peut pas faire le travail. Les rappels amicaux contribueront grandement à assurer la sécurité du personnel et des patients.
Objectifs financiers
Le succès de tout établissement de santé dépend de la vigueur de la politique financière du cabinet médical et de la manière dont celui-ci atteint ses objectifs financiers. Informer le personnel de la performance ou de la médiocrité du bureau est un moyen de continuer à bien fonctionner ou d’améliorer.
La situation financière du bureau est tout aussi importante pour le personnel, car ils savent que tant que le bureau fonctionne bien sur le plan financier, ils sont plus en sécurité et se sentent en sécurité dans leur travail..