Suivi efficace des recouvrements au cabinet médical

Un suivi efficace des recouvrements se traduit par une résolution rapide de vos réclamations au cabinet médical. Le suivi des réclamations doit commencer dans les 7 à 10 jours suivant le dépôt de votre demande de règlement. Les efforts immédiats visant à obtenir le règlement des demandes de remboursement réduiront non seulement le nombre de jours de vos comptes à recevoir, mais augmenteront également les flux de trésorerie..
Une dotation adéquate en personnel avec une formation adéquate sur les recouvrements fournira le résultat souhaité dans votre phase de recouvrement du cycle des revenus. Le personnel du cabinet médical doit être conscient des étapes fondamentales nécessaires pour un suivi efficace des réclamations d'assurance. 
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Premier contact

Soyez bien préparé. Une fois que vous avez enfin un représentant en assurance au téléphone, vous souhaitez disposer de toutes les informations dont vous aurez éventuellement besoin. Rechercher le compte à fond pour poser les bonnes questions. Indiquez le numéro d'identification fiscale et le NPI de l'établissement en plus du nom de l'assuré, de sa date de naissance, de son numéro de police, de sa date de service, etc..
Assurez-vous d'obtenir les informations des représentants d'assurance. Le nom, le numéro de poste (certaines entreprises utilisent un numéro d'identification d'employé) et, avant de raccrocher, assurez-vous d'obtenir un numéro de référence d'appel.
Essayez d’obtenir ces informations au début de la conversation au cas où vous seriez déconnecté "accidentellement". Cela vous permettra de donner votre avis à l'assureur lorsque vous rappellerez et pour votre propre documentation..
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Poser beaucoup de questions

Votre objectif est de savoir quand vous devriez vous attendre à recevoir un paiement. Si plus de 30 jours se sont écoulés depuis la date de facturation et que vous n'avez toujours pas reçu de réponse, le représentant en assurance doit expliquer la raison du retard de paiement. Assurez-vous de poser suffisamment de questions sur les bonnes questions.

• Quel est le statut de la demande??
• Quand la demande de paiement est-elle prévue??
• Où dans le processus de paiement est la réclamation?
• Quel est le montant du paiement?
• Quel est le numéro de chèque?
• Pourquoi le traitement de la demande prend-il tant de temps??
• Pourquoi la demande est-elle en instance ou en cours de révision??
• Où dois-je envoyer des dossiers médicaux?
• À qui puis-je parler pour que cette réclamation soit réglée plus rapidement??
• Pourquoi la réclamation n'est-elle pas payée conformément au contrat??

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Être assertif

N'ayez pas peur de défier les représentants de l'assurance. La plupart des compagnies d’assurance utilisent des tactiques de décrochage pour retarder le paiement. Si vous discutez d'une réclamation avec un représentant en assurance, ne le laissez pas vous échapper en vous donnant de fausses informations. S'ils refusent de vous donner une raison valable expliquant pourquoi votre demande est bloquée, demandez à parler à quelqu'un d'autorité, comme un superviseur..
Pendant que le représentant d’assurance discute de la réclamation, déterminez s’il peut y avoir d’autres éléments manquants ou invalides susceptibles de retenir la réclamation d’un paiement immédiat. Si vous développez de bonnes relations avec au moins un représentant en assurance pour chaque transporteur, vous pourrez peut-être le convaincre de vous donner plus de détails sur la réclamation que d'habitude..
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Prendre les mesures appropriées

Maintenant que vous avez découvert l'état de votre demande, vous pouvez prendre les mesures appropriées pour accélérer le processus de paiement. Quelle que soit l'action que vous entrepreniez dépend de la tactique de décrochage la plus utilisée par la compagnie d'assurance pour retarder le paiement..
Gestionnaires / superviseurs: assurez-vous qu’une politique est en place pour que vos employés sachent comment résoudre rapidement l’un des problèmes suivants:

• Aucune réclamation au dossier
• Dossiers médicaux nécessaires pour un examen ultérieur
• Besoin d'informations sur l'assurance primaire COB
• Informations requises du membre / abonné
• Autorisation préalable non enregistrée
• Le renvoi n'est pas au dossier
• Information sur la réclamation manquante ou invalide
• Besoin d'informations préexistantes du médecin de soins primaires
• Aucune nécessité médicale
• Détails de l'accident requis

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Impliquer le patient

Cela devrait être un dernier recours, mais cela peut être nécessaire.
Il y a plusieurs façons de gérer cette étape.

1. Envoyer une facture au patient. Les patients répondent généralement surtout s'ils s'attendent à ne payer que peu ou rien pour leur visite. Ils vont soit vous appeler ou la compagnie d'assurance. L'un ou l'autre est bon.
2. Contacter le patient par téléphone. Utilisez cet appel pour obtenir l'aide du patient pour le paiement de la demande. Obtenez le patient de votre côté. Ils ne veulent pas être responsables de la facture, c'est pour cela qu'ils paient des primes d'assurance.
3. Lancer une téléconférence. Si vous pouvez appeler le patient par téléphone, essayez d'organiser une téléconférence de manière à ce que vous puissiez être témoin de tout ce qui fait l'objet de discussions entre le patient et l'assureur..