8 obstacles qui entravent le changement dans les petites pratiques médicales

Le secteur de la santé évolue constamment pour plusieurs raisons. Plus récemment, l’amélioration de la qualité a été la tendance et les petites pratiques médicales sont confrontées à la mise en œuvre de stratégies complexes pour améliorer la qualité des soins aux patients. Parmi les améliorations qu'une pratique médicale peut envisager, notons la réduction des temps d'attente, l'amélioration des pratiques de suivi des patients, l'amélioration du nombre de plaintes des patients, l'amélioration de la documentation clinique et la normalisation des processus.
Afin de mettre en œuvre le changement dans une petite pratique médicale, il est important d'identifier et de comprendre les obstacles et les défis qui entravent le changement. Il existe des obstacles internes et externes qui entravent le changement dans les petites pratiques médicales.
Les barrières internes incluent:

• Résistance du personnel au changement
• Manque de motivation des membres de la pratique
• Absence de relation entre les membres de la pratique
• Manque d'espace
• Luttes de pouvoir

Les barrières externes incluent:

• Concurrence
• Réforme du paiement
• Participation du patient

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Résistance du personnel au changement

La résistance au changement figure en bonne place dans la liste des obstacles à la mise en œuvre du changement, quel que soit l'environnement. Dans une pratique médicale dans laquelle le travail d'équipe est essentiel, il est important de prévoir les sources de résistance et d'élaborer des stratégies pour les contourner. Parmi les principales raisons pour lesquelles le personnel peut résister au changement, citons:

1. La peur de l'inconnu. Les gens ont tendance à associer ou à percevoir automatiquement le changement comme une expérience négative. Cela est particulièrement vrai s'ils ne sont pas avertis de manière adéquate ou s'ils ne comprennent pas en quoi cela affectera leur travail..
2. La peur de perdre leur emploi. Les gens perçoivent souvent le changement comme une menace pour leur emploi. Ils peuvent considérer la mise en œuvre de nouveaux processus comme une restructuration et penser que, si la pratique médicale devient plus efficace, leur position sera éliminée.
3. Manque de confiance. Si les membres du groupe de pratique ne font pas confiance à la direction, ils sont moins susceptibles de suivre facilement les nouvelles politiques et procédures. Si la direction a perdu confiance ou n’a jamais vraiment gagné la confiance des membres de la pratique, ils peuvent être réticents au changement.
4. Préfère la routine. Certaines personnes n’ont aucune raison de résister au changement si elles ne préfèrent pas leur routine actuelle. Après avoir travaillé au même endroit, dans le même poste pendant de nombreuses années, il est tout simplement plus facile de s'en tenir au familier. Ces personnes n'aiment pas apprendre de nouvelles choses et sont probablement les membres les plus résistants de la pratique.
5. Mauvais timing. Chaque étape d'une transition ou d'une mise en œuvre doit être introduite au bon moment. Si ce n’est pas le cas, les membres de la pratique résisteront certainement à tous les changements introduits et rencontreront une résistance..

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Manque de motivation des membres de la pratique

Les membres de la pratique qui manquent de motivation pour mettre en œuvre le changement sont différents de ceux qui résistent au changement. La résistance est le refus d'accepter ou de se conformer à un changement. Le manque de motivation fait référence à la réticence de quelqu'un soit en raison d'un manque de désir ou d'intérêt. 
Une autre différence entre résistance et motivation réside dans le fait que la résistance peut être surmontée en indiquant au personnel ce que sont les changements, qui sera touché par ces changements et en quoi les changements les affecteront avant qu'ils ne soient mis en œuvre. La motivation, en revanche, est un peu plus complexe.
Il existe deux types de facteurs de motivation: intrinsèque et extrinsèque.
Les facteurs de motivation intrinsèques sont motivés par des facteurs internes. Un individu gagne sa satisfaction personnelle en entreprenant une activité spécifique. Quelques exemples de facteurs de motivation intrinsèques sont la réussite, la reconnaissance, la jouissance ou un sentiment d'accomplissement.
Les facteurs de motivation extrinsèques sont motivés par des facteurs externes. Celles-ci impliquent généralement un certain type de contrôle en donnant ou en refusant des récompenses, ou une forme de punition. L’argent, les éloges, les mesures disciplinaires, la sécurité de l’emploi ou les avantages sociaux sont quelques-uns des facteurs de motivation extrinsèques..
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Absence de relation entre les membres de la pratique

Lorsque les membres de la pratique manquent de relations, ils manquent de cohésion et de productivité. Pour réussir, en particulier en période de changement, les membres de la pratique doivent se faire confiance, se soutenir et se respecter les uns les autres.. 
Avant de mettre en œuvre le changement dans une petite pratique, il peut être nécessaire de recourir à des activités de constitution d'équipes pour améliorer les relations entre les membres de la pratique.. 
Voici dix identifiants que les membres de la pratique n’ont pas de relation:

1. Plaintes des patients concernant la qualité du service
2. Diminution de la productivité
3. Confusion au sujet des rôles et des responsabilités au travail
4. Tâches non exécutées correctement ou dans les délais
5. Manque de motivation
6. Tâches de routine nécessitant des décisions complexes
7. Conflits entre membres du cabinet
8. Attitudes négatives envers la direction
9. Plaintes de favoritisme
10. Manque de coopération

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Manque d'espace adéquat

Les pratiques traditionnelles des médecins manquent souvent d’espace pour mettre en œuvre les changements. En particulier, les modifications apportées pour améliorer le flux des patients sont souvent difficiles en raison de conceptions obsolètes. Les coûts de réaménagement ou de déménagement dans un espace plus grand peuvent ne pas être une option en raison des difficultés financières que cela pourrait imposer à la pratique. 
Effectuer une évaluation du flux des patients peut aider à déterminer si le problème est réellement l’espace ou si des modifications doivent être apportées au processus. S'il est déterminé que l'espace est vraiment l'enjeu, il est dans l'intérêt de la pratique d'investir dans la construction pour améliorer la satisfaction du patient, pour les patients actuels et futurs..
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Luttes de pouvoir

Il existe de nombreuses luttes de pouvoir dans une pratique médicale. Un obstacle à la mise en œuvre du changement est la difficulté de fournir des soins de qualité tout en réduisant les coûts. La mauvaise qualité des soins et l'augmentation des coûts des soins de santé sont au centre des efforts de réforme des soins de santé depuis de nombreuses années.
Les recherches indiquent que les modèles de paiement traditionnels basés sur le volume sont responsables des problèmes de qualité et de coût des soins. Les modèles de paiement basés sur le volume encouragent les prestataires à traiter plus de patients afin de générer des profits plus élevés sans aucun souci d'amélioration de la qualité ni de réduction des coûts, tandis que les modèles de paiement basés sur la valeur encouragent les prestataires à appliquer certaines mesures de performance pour générer des remboursements plus élevés. 
Les cabinets médicaux qui cherchent à améliorer la qualité des résultats et à réduire les coûts sont conscients du rapport de forces permanent qui existe entre la prestation de soins aux patients et le maintien d'une bonne santé financière. Tant que les modèles de paiement ne vont pas dans le sens de la qualité des soins tout en permettant à la pratique médicale d'atteindre la viabilité financière, il est probable que la mise en œuvre du changement continuera d'être entravée.
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Concurrence

Une concurrence saine est bonne pour les affaires, cependant, un grand nombre de pratiques médicales indépendantes consolident leurs pratiques afin de devenir une pratique médicale multi-spécialisée. Certains experts indiquent que la fusion de différentes spécialités de médecins dans une même pratique est bénéfique pour les patients et la pratique.. 
Les cabinets médicaux indépendants sont seuls responsables de la maintenance et de la mise à jour des équipements, logiciels (technologies de l'information) et infrastructures existants. Ces coûts peuvent mettre le cabinet médical à rude épreuve avec un cash-flow limité. Les exigences de la CIM-10, de la HIPAA, de l'utilisation judicieuse et de la mise en œuvre du dossier de santé électronique obligent les prestataires de soins de santé à renforcer leurs capacités en matière de technologie de l'information et d'éducation.
Les grandes entreprises sont dans une meilleure situation financière pour mettre en œuvre ces changements.
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Réforme des paiements

Les coupes dans les remboursements de Medicare et de Medicaid, également identifiées comme une réforme des paiements, constituent un obstacle majeur au changement dans une petite pratique médicale. Les coupures de Medicare et Medicaid créent un revers financier majeur pour les cabinets indépendants ou privés. Les faibles profits rendent presque impossible la mise en œuvre du changement, car les petites pratiques sont à peine capables de maintenir beaucoup moins d'améliorations.
En outre, en raison des pratiques qui traitent un grand nombre de patients Medicare et / ou Medicaid, la réduction du remboursement peut les amener à cesser d'accepter au moins les nouveaux patients Medicare et Medicaid. Pour certains, cela signifie fermer leur cabinet. 
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Participation du patient

Sans la participation du patient, il est difficile de mettre en œuvre le changement. Un moyen simple et efficace de faire en sorte que vos patients reçoivent des informations importantes pour leurs soins consiste à leur remettre des documents. Les cinq documents les plus nécessaires pour les nouveaux patients incluent:

1. Le document de la première visite
   • Message de bienvenue du patient
   • Une introduction à la pratique médicale
   • Une brève biographie de chaque médecin
   • Ce qu'ils devraient attendre de leur premier examen
   • Informations de contact
   • Heures d'ouverture
   • Services fournis
   • Autres lieux
2. La liste de ce qu'il faut apporter à chaque visite
   • Information sur l'assurance
   • photo d'identité
   • Partie responsable / Information
   • Informations démographiques
   • Paiements
   • Informations cliniques
   • Contacts d'urgence
   • Informations sur l'accident
   • Directives préalables
   • Pré-autorisations / références
3. La politique de paiement
   • Les montants du co-paiement, de la franchise et de la coassurance sont dus avant que les services soient rendus pour chaque visite
   • Les patients qui paient eux-mêmes sont responsables de payer la totalité du montant en entier
   • Modes de paiement acceptés tels que chèques personnels, cartes de crédit et cartes de débit
   • Frais de retard pour les montants facturés non payés dans un certain délai
   • Frais de rendez-vous manqués non annulés ni reportés à l'avance
   • Une liste des compagnies d'assurance participantes
   • Les patients doivent fournir une preuve d'assurance avant le traitement ou être considérés comme des payeurs.
4. L'avis de pratiques de confidentialité
   • Comment le fournisseur utilisera et divulguera ses renseignements personnels sur la santé
   • Les droits des patients vis-à-vis de leur propre PHI
   • Une déclaration informant le patient des lois obligeant le prestataire à préserver la confidentialité de ses renseignements médicaux personnels
   • Qui les patients peuvent contacter pour plus d'informations concernant les politiques de confidentialité du fournisseur
5. L'enquête de satisfaction des patients
   • Le patient a-t-il été respecté lorsqu'il a pris rendez-vous??
   • Le patient a-t-il été accueilli par la réceptionniste avec courtoisie et respect?
   • Combien de temps le patient a-t-il attendu pour voir le médecin?
   • L’infirmière et le médecin ont-ils expliqué les détails des services fournis au patient??
   • L'infirmière et le médecin ont-ils répondu à toutes les questions du patient??
   • Le patient a-t-il bénéficié d'un excellent service client?
   • La salle d'examen était-elle propre, confortable et préparée??
   • La salle d'attente était-elle sûre, propre et spacieuse?

Ceci n'est pas une liste exhaustive, mais quelques moyens fondamentaux de garder les patients engagés et conscients de l'importance de leur implication pour leurs propres soins..