Flux de travail et évaluation de la productivité pour le cabinet médical

Le flux de travail et la productivité sont essentiels au succès du cabinet médical. Un flux de travail rationalisé améliorera naturellement la productivité des employés. Un cabinet médical sans moyens efficaces d’exécuter les tâches nécessaires ne peut pas les exécuter efficacement.
Un manuel de politiques et de procédures détaillé et bien élaboré, facilement accessible au personnel du cabinet médical, peut considérablement renforcer l’ensemble de l’équipe..
Votre politique devrait inclure un programme de formation continue pour assurer que tous les employés soient tenus au courant des politiques du bureau, de la conformité et des exigences spécifiques à un poste..

Personnel de la réception et flux de travail

Le succès du cabinet médical dépend en grande partie de la performance du personnel d’accueil..

1. Précision de l'enregistrement: Le cycle d'un compte patient commence avec la saisie initiale d'informations démographiques sur le patient, comprenant des données démographiques sur le patient et des informations sur les assurances. Des informations non valides peuvent retarder le paiement.
2. Ordonnancement Efficiency: Votre cabinet médical a-t-il un taux de non-présentation élevé? Un moyen de réduire les absences consiste à utiliser la planification en ligne des patients. Les patients peuvent gérer, planifier ou reprogrammer leurs propres rendez-vous, ce qui rend moins probable la non-présentation.
3. Satisfaction du patient: Des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle amélioreront la satisfaction des patients et préviendront les pertes de revenus du cabinet médical.

Documentation et codage

Une évaluation de la documentation et du codage garantit que chaque diagramme de patient est exact, complet et conforme aux normes de codage. Une documentation et un codage appropriés sont essentiels pour une saisie précise des frais, une facturation et des recouvrements efficaces et une gestion des refus..

1. Utilisez-vous encore l'ancien système de cartographie sur papier? Le passage à un dossier médical électronique (DSE) peut améliorer la précision et réduire les coûts.
2. L'attribution correcte du niveau de service d'urgence et de gestion (E / M) aux codes de diagnostic correspondants ou à la CIM-9 est importante pour le remboursement et la conformité du code..
3. Ne laissez pas la transcription et les retards de codage des enregistrements médicaux affectent le cycle de facturation. Fixer le délai d'exécution au moins trois à cinq jours.

Facturation et recouvrement

Les meilleures pratiques en matière de facturation et de recouvrement indiquent quatre façons de gérer le flux de travail pour obtenir un remboursement maximal..

1. Travaillez tous les comptes clients de dollar fort à faible. Cela se traduit par une diminution du nombre de jours d'AR, ce qui signifie que votre cabinet médical collecte plus d'argent en moins de temps.
2. Au moins 90% des réclamations des cabinets médicaux devraient être facturées par voie électronique. Les réclamations électroniques sont généralement traitées dans un délai de sept à dix jours. Les réclamations sur papier peuvent prendre 30 jours ou plus.
3. Utilisez des outils Web pour vérifier l'état des demandes. Cela peut prendre deux à trois minutes par rapport aux 20-30 minutes d’attente d’une compagnie d’assurance..
4. Identifiez les causes des refus et des paiements insuffisants afin d'éviter toute perte ou tout retard de revenus. Cela signifie également que les dénis sont résolus rapidement..

Questions diverses sur le flux de travail

1. Les tâches ont-elles été clairement définies par responsabilité de travail?
2. Comment ferez-vous la transition des dossiers papier au DME (dossier médical électronique)??
3. Avez-vous un plan de formation et de développement continu pour tous les employés??
4. Tous les domaines d’emploi ont-ils été identifiés pour améliorer le succès du flux de travail??
5. Avez-vous évalué l'aménagement du bureau et des zones réservées aux patients??
6. Avez-vous le HIT (technologie d’information sur la santé) le plus récent et le plus récent??

Astuce n ° 1: Développer une politique de collections gagnante d'Upfront

Les recouvrements initiaux constituent une partie importante du cycle des revenus. Ils permettent de réduire le nombre de comptes de patients qui finissent par devenir des créances irrécouvrables ou des recouvrements. Il est plus facile de recouvrer des patients avant que les services soient rendus que 60 jours plus tard après que l'assurance a finalement été payée..

Astuce # 2: Assurer un codage médical précis

Le codage médical est un facteur important dans l'obtention du remboursement de l'assurance ainsi que dans la conservation des dossiers des patients. Le codage précis des demandes d'indemnisation permet au payeur d'assurance de connaître la maladie ou la blessure du patient et la méthode de traitement..

Conseil n ° 3: Utilisation des audits de graphique pour réduire les erreurs de facturation

Le rythme rapide du cabinet médical est l’environnement idéal pour les erreurs de facturation. En effectuant régulièrement des audits de graphiques, vous verrez quelles erreurs sont les plus courantes et développerez des politiques, des systèmes et des formations pour les réduire..

Analysez votre flux de patients

L'un des premiers domaines à évaluer est de déterminer comment vos patients se déplacent dans votre cabinet médical..