Conseils pour une facturation papier réussie

La facturation médicale se fait souvent par traitement électronique des réclamations, mais la facturation sur papier reste nécessaire pour certaines réclamations. La facturation papier n'est pas le premier choix, car elle prend plus de temps et nécessite davantage d'attention aux détails, car les erreurs ne seront pas signalées par le logiciel, contrairement à la facturation électronique. Voici des conseils pour le traitement manuel des réclamations médicales.

Utilisez le bon formulaire - CMS-1500 ou UB-04

Il est important de comprendre et d'utiliser le formulaire de réclamation médical standard. Choisissez entre les formulaires de réclamation CMS-1500 et UB-04.
CMS-1500: Il s'agit du formulaire de réclamation standard à l'encre rouge sur papier blanc utilisé par les médecins et les fournisseurs pour la facturation des réclamations. Tout fournisseur ou fournisseur non institutionnel peut utiliser le CMS-1500 pour la facturation de réclamations médicales..

Services de médecin
Assistants médicaux
Infirmières praticiennes
Infirmières cliniciennes spécialisées
Infirmières sages-femmes
Infirmière anesthésiste certifiée
Psychologues cliniciens
Assistants sociaux cliniques
Fournitures et matériel de dialyse à domicile
Services d'ambulance
Services de laboratoire de diagnostic clinique

UB-04: Il s'agit du formulaire de réclamation standard à l'encre rouge sur papier blanc utilisé par les fournisseurs institutionnels pour la facturation des réclamations. Tout fournisseur institutionnel peut utiliser le UB-04 pour la facturation de réclamations médicales.

Centre de santé mentale communautaire
Centre de réadaptation ambulatoire complet
Hôpital à accès critique
Centre de traitement des maladies rénales en phase terminale
Centre de santé agréé par le gouvernement fédéral
Laboratoire d'histocompatibilité
Agence de santé à domicile
Hospice
Hôpital
Service de santé indien
Organisation des achats d'organes
Services de physiothérapie ambulatoires
Services d'ergothérapie
Services d'orthophonie
Établissement de santé religieux non médical
Clinique de santé rurale
Centre de soins infirmiers qualifiés

Assurez-vous que le format est correct

Certains payeurs acceptent les versions noir et blanc photocopiées des demandes de remboursement des frais médicaux, mais le meilleur processus consiste à soumettre la version originale en rouge et blanc. Selon le payeur, lorsque le formulaire de demande initial n'est pas utilisé, la demande peut ne pas être correctement enregistrée dans le système, ce qui crée un retard ou un refus de paiement..

Assurez-vous que l’imprimante est correctement alignée pour que les informations soient imprimées aux emplacements appropriés..
Ne surlignez aucune information sur la réclamation.
Ne rédigez pas à la main des commentaires sur le formulaire, tels que "Revendication corrigée" ou "EOB jointe".
Ne fixez pas d'agrafes, de timbres, de rubans adhésifs, de notes autocollantes, de trombones ou quoi que ce soit d'autre aux formulaires de réclamation..

Entrer des données précises à l'emplacement correct du formulaire

Vérifiez auprès de chaque payeur d'assurance pour déterminer quelles données sont nécessaires.
Assurez-vous que toutes les données sont entrées correctement et avec précision dans les champs appropriés.
Pour UB-04: La plupart des instructions pour les services hospitaliers et ambulatoires sont les mêmes. Voir le Guide de facturation uniforme pour des détails spécifiques.
Entrez les informations sur l'assurance, y compris le nom du patient, telles qu'elles apparaissent sur la carte d'assurance..
Utiliser les codes de diagnostic corrects (ICD-10) et les codes de procédure (CPT / HCPCS) en utilisant des modificateurs si nécessaire.
Utilisez uniquement l'adresse physique pour le champ d'emplacement d'installation de service.
N'oubliez pas d'inclure les informations NPI à l'endroit indiqué.

Inclure la documentation appropriée

Parfois, la facturation sur papier nécessite l'envoi d'une documentation appropriée avec le formulaire de réclamation.

Déclaration détaillée
Antécédents médicaux ou dossiers médicaux
Explication des avantages par le payeur principal
Preuve d'accident, de blessure ou d'incident

Déposer une réclamation "propre"

Une réclamation sans réserve est celle qui est correctement complétée conformément aux directives de facturation du gouvernement fédéral. Étant donné que les émetteurs de factures sont les dernières mains qui touchent une réclamation médicale, il leur incombe de s’assurer qu’elle s’avère bien. Soumettre une demande de remboursement est le seul moyen de garantir un paiement correct dès la première fois..
Les directeurs de cabinet médical peuvent contribuer de plusieurs manières à faciliter la tâche des émetteurs de factures..

L'achat d'un logiciel de vérification des avantages en temps réel peut faire gagner un temps précieux en vérifiant les informations sur l'assurance d'un patient au moment de l'enregistrement..
Mettez à niveau votre ancien système de dossiers médicaux sur papier vers le dossier de santé électronique (DSE).
Maintenir les vérifications de pré-facturation du logiciel de facturation à jour avec les changements du secteur de la santé pour la facturation, le codage et les informations spécifiques à certains payeurs, ce qui permet au personnel d'effectuer les corrections appropriées.