Check-list de démarrage d'un cabinet médical

Le processus de démarrage d'un cabinet médical peut être une tâche difficile. Mais avec une planification appropriée, votre cabinet médical peut être opérationnel de manière efficace. Les décisions que vous prenez maintenant sont cruciales lorsque vous définissez vos objectifs pour chaque aspect de votre cabinet médical. Voici une liste d'éléments et de processus pouvant être utilisés pour créer un nouveau cabinet médical, en transférer, en rejoindre ou en réorganiser.

Articles d'organisation

• Sélectionnez une date pour commencer la pratique
• Représentation juridique, sélection de consultants en démarrage de cabinets médicaux et de cabinets médicaux
• Déterminer la structure organisationnelle
• Sélection et formation du nom de l'entité
• Obtenir des numéros d'identification fiscale aux niveaux fédéral, régional et local
• Élaborer des contrats de travail et un modèle de rémunération des médecins
• Déterminer le budget de démarrage
• Préparer le budget mobilier et équipement
• Obtenir du financement

Lieu et installation de la pratique médicale

L'emplacement et l'espace que vous occuperez nécessitent une recherche et une planification et auront un impact sur toutes vos autres décisions et sur votre budget. Prendre en compte les opportunités d'expansion future.

• Effectuer une analyse de localisation
• Déterminer les besoins en espace
• Sélectionnez l'emplacement
• Négocier les termes du bail
• Évaluer les plans d'espace et concevoir l'aménagement du bureau
• Si vous construisez, préparez les documents de construction
• Soumettre une demande d'offre
• Signer l'accord du propriétaire-entrepreneur
• Concevoir et meubler chaque chambre
• Obtenir une signalisation intérieure et extérieure

Accréditations et privilèges hospitaliers

Votre bureau et vos fournisseurs devront être accrédités par les assureurs et les hôpitaux. Ce processus pouvant durer de trois à six mois, il devrait commencer bien avant le moment où il est nécessaire de le terminer..

• Obtenir une licence médicale d'état
• Obtenir une licence DEA
• Obtenir un permis de stupéfiant d'État
• Soumettre des applications d'inscription de fournisseur et d'identification
• Obtenir l'adhésion à l'association médicale de l'état
• Obtenir l'adhésion à la société de médecine du comté
• Soumettre des demandes de privilèges hospitaliers

Assurance

Une variété d’assurances sera nécessaire pour le cabinet médical. Magasinez pour les meilleurs prix et la couverture.

• Souscrire une assurance contre la faute professionnelle
• Souscription à une assurance maladie / dentaire collective
• Assurance responsabilité civile-achat
• Responsabilité des pratiques d'achat des employés
• Acheter une assurance invalidité
• Souscrire une assurance-fidélité

Conformité

Êtes-vous conforme à tous les règlements régissant le cabinet médical? Intégrez la conformité à votre processus de démarrage afin que vous ne soyez pas retardé par des violations.

• Développer la conformité OSHA
• Développer la conformité CLIA
• Développer la conformité HIPAA
• Développer la conformité Stark
• Développer un programme de sécurité environnementale et professionnelle
• Coordonner la formation sur la conformité des employés et des médecins

Planification financière et comptabilité

Vous devez démarrer le bureau sur une base financière saine avec des pratiques et procédures acceptées.

• Préparer une projection de trésorerie
• Préparer et examiner les états financiers personnels
• Ouvrir compte de pratique
• Achetez des machines à carte de crédit et ouvrez un compte de carte de crédit marchand
• Mettre en place un système de comptabilité et formation connexe
• Mettre en place des contrôles internes du cabinet médical
• Établir une politique financière

Configuration de la facturation et du codage

Le succès financier de votre cabinet médical dépend d'une facturation et d'un codage précis.

• Développer la grille tarifaire
• Déterminer les codes d'évaluation et de gestion à utiliser
• Sélectionnez une agence de recouvrement
• Créer des formulaires d'inscription, de rencontre et d'avis de pratiques de confidentialité HIPAA
• Établir un système de classement des dossiers médicaux
• Acheter des formulaires HCFA
• Développer un livret d'informations pour le patient
• Obtenir le manuel de facturation de Medicare
• Obtenir le manuel de facturation Medicaid
• Achat de livres CPT et ICD-9
• Acheter des livres de codage spécifiques à une spécialité

Matériel informatique et logiciel

Une automatisation appropriée peut améliorer la planification, la documentation, la facturation et le codage des patients..

• Définir les exigences matérielles et logicielles
• Évaluer et sélectionner des fournisseurs qualifiés
• Logiciel de facturation d'achat, logiciel de dossier médical électronique (DSE) et système de gestion de cabinet
• Achat d'ordinateurs et autre matériel de bureau
• Coordonner l'installation et la configuration du système
• Créer un calendrier de formation en informatique et un calendrier de mise en œuvre
• Configuration de la chronologie de la formation pour le nouveau système informatique

Système de communication

Le flux de patients efficace dans le cabinet médical dépend de vos systèmes de communication.

• Coordonner la configuration du téléphone
• Commander du matériel téléphonique
• Sélectionnez le répondeur
• Sélectionnez le service de radiomessagerie

Autres équipements et fournitures

Vous devrez évaluer et acquérir du matériel clinique ainsi que du matériel de bureau et garantir une chaîne d'approvisionnement fiable pour les consommables..

• Achat d'un photocopieur, d'un équipement de transcription et d'un télécopieur
• Achat d'équipement de salle d'examen
• Achat de matériel de laboratoire
• Achat d'autres équipements cliniques
• Achat de mobilier de salle de repos, d'un réfrigérateur et d'un four micro-ondes
• Achat d'un stock initial de fournitures médicales

Plan de marketing

Vous l'avez construit, mais les patients vont-ils maintenant? Un plan marketing lancera votre nouveau cabinet médical pour le succès.

• Projet de plan marketing du cabinet médical
• Développer un logo et du matériel de marketing
• Créer un motif de papier à en-tête / carte de visite
• Acheter des cartes de visite
• Achat de papeterie
• Sélectionnez la date de la journée portes ouvertes
• Détails du plan de la journée portes ouvertes
• Créer et soumettre des annonces de grande ouverture
• Créer des annonces dans les journaux et les pages jaunes
• Développer un site web

3 façons de commercialiser votre cabinet médical

Opérations de bureau

Les procédures, les politiques et les directives permettent à votre personnel de fonctionner efficacement et de respecter les directives réglementaires.

• Préparer le manuel des politiques et procédures du bureau
• Préparer les procédures de dépôt bancaire
• Préparer les procédures de clôture financière quotidiennes
• Préparer des rapports financiers quotidiens / mensuels
• Préparer les procédures de prise de rendez-vous
• Préparer des directives de facturation et de suivi des comptes clients
• Préparer les directives de collecte initiales
• Préparer les directives d'ajustement
• Préparer un calendrier de vérification périodique et d'évaluation du bureau
• Préparer les procédures de comptes fournisseurs

Ressources humaines

Votre cabinet médical est aussi bon que le personnel. Créer le système qui les sélectionnera et les soutiendra.

• Déterminer les postes du personnel clinique et administratif
• Créer des descriptions de travail et des salaires
• Mettre en place des services de paie
• Créer un manuel de politique des ressources humaines
• Développer le processus de recrutement
• Créer un paquet d'avantages sociaux

Comment recruter et embaucher du personnel médical