Pratiques de codage, de facturation et de recouvrement dans les cabinets médicaux
Le service de facturation travaille en étroite collaboration avec le personnel de codage du cabinet du médecin. Dans certains cas, la même personne s’acquitte des tâches de codage, de facturation et de perception, mais il s’agit de trois postes distincts. Si certains aspects de chaque travail se recoupent, ils ont également des responsabilités très spécifiques..
Le codage facilite réellement le processus de facturation en uniformisant les procédures grâce à des codes reconnaissables. À l'aide de codes de diagnostic et de procédures standard reconnus par les compagnies d'assurance, tous les cabinets médicaux et les agences de soins concernées, le codeur médical s'assurera que les compagnies d'assurance ou le «payeur commercial» ou les Centers for Medicare et Medicaid (CMS) reconnaîtront l'élément facturé et comment le diagnostic garantit cette procédure, test ou traitement.
Le processus de facturation commence à l’entrée du patient. Il est important d'obtenir toutes les informations relatives à l'assurance avant de voir le patient, si possible, afin que toutes les parties comprennent le coût de chaque visite et de chaque procédure pour le patient. Moins vos patients auront de surprises en ce qui concerne le paiement des services rendus, plus chacun sera heureux. Lorsque le patient arrive et présente les informations relatives à l’assurance, il est essentiel que les informations fournies soient vérifiées auprès de la compagnie d’assurance comme étant actives, que les prestations soient autorisées et que le prestataire soit actuellement engagé avec ce payeur spécifique. Les sites Web contiennent des informations erronées, les contrats deviennent caducs et les avantages changent. Il est donc très important de vérifier les données..
Pour gagner du temps, économiser des revenus et éviter de grosses difficultés, chaque procédure ne relevant pas du champ habituel d'une visite de bureau doit être préautorisée à l'avance, ou dans les délais impartis par le régime d'assurance concerné. Tous les paiements dus par le patient doivent être discutés et collectés avant la procédure, le test, le traitement ou le traitement. Les copies doivent toujours être payées avant que le médecin ne voie un patient, afin d'éviter tout problème ultérieurement.
Le recouvrement des montants en souffrance est le moyen de remboursement le moins efficace. Plus une facture est en souffrance, moins elle est susceptible d'être encaissée et plus elle coûte cher au bureau en temps et en heures de paie. C’est la meilleure raison pour avoir un personnel efficace en matière de codage et de facturation dans votre cabinet médical..
Une réclamation refusée par un payeur commercial est une raison probable pour laquelle une facture n'est pas payée à temps. Lorsque le patient et le personnel ont tous deux fait leur devoir de diligence préalable, la probabilité est moindre, mais cela se produit. Un appel du personnel avec des éclaircissements ou des explications peut être nécessaire. Une autre solution possible consiste à faire appel du patient, mais celui-ci doit être informé de la possibilité d'être tenu responsable des soldes en suspens. Bien qu’un accord avec le payeur soit souvent l’une des premières tâches à accomplir lorsqu’il s’agit de remplir les écritures d’admission du patient, il est probable que le patient n’a pas lu le document attentivement. Parfois, le patient ne se sentait pas bien à ce moment-là et ne prêtait pas attention au document, ou ils s'attendaient simplement à ce que la plupart ou la totalité de leurs factures soient payées par les compagnies d'assurance. Discuter de la responsabilité financière avant qu'il y ait un problème est la ligne de conduite la plus efficace pour éviter toute rencontre inconfortable et éventuellement émotionnelle..
Le codage, la facturation et les collectes sont importants pour un établissement médical prospère, quelle que soit sa taille ou sa spécialité. Une formation adéquate, une formation continue et une formation aux modifications actuelles des lois, des codes ou des pratiques en matière d'assurance sont impératives. Le matériel et les équipements de référence mis à jour permettent à ces membres du personnel d'avoir un impact positif sur les patients et le cabinet médical.
