8 Responsabilités de la réception dans un cabinet médical

Le personnel de la réception est généralement le premier contact du patient avec votre bureau. Ils ne font pas que répondre au téléphone ou saluer les patients. Ils sont également responsables de la planification des rendez-vous et de l'obtention d'informations démographiques sur les patients. Ils doivent être capables de suivre le rythme rapide d'un cabinet médical et de porter une grande attention aux détails. Voici 8 responsabilités du personnel de la réception.
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Accueille les patients et les visiteurs

Une personne à la réception accueille et accueille tous les patients et visiteurs, en personne ou par téléphone. Comme chacun le sait, les premières impressions sont durables. Les premières impressions de vos clients sur votre pratique médicale proviennent souvent de votre personnel de bureau, ce qui les rend indispensables au succès de votre organisation. Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle empêchera le cabinet médical de perdre des revenus en raison du niveau élevé de satisfaction des patients..
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Répond au téléphone

Le personnel de la réception répond au téléphone tout en maintenant une attitude polie et uniforme en utilisant l'étiquette appropriée du téléphone. Avoir de bonnes manières téléphoniques est une tâche simple. Avoir de bonnes manières au téléphone, c'est simplement être professionnel et traiter les autres comme on veut être traité si on l'appelait. Il est important que le personnel de votre cabinet médical offre systématiquement une manière de téléphone polie et cohérente. Lorsqu'un patient appelle, la manière dont le personnel de la réception traite l'appel téléphonique détermine la perception de votre établissement..
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Entretient la zone de réception

Garder votre cabinet médical propre, ce n’est pas seulement son apparence. Un cabinet médical propre est essentiel pour assurer la sécurité et la santé des employés et des patients. Garder le cabinet médical exempt de germes ne se limite pas à ce qui se trouve à la surface; il s'agit d'avoir un environnement sain et stérile pour prévenir les maladies infectieuses.  
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Maintient les dossiers des patients

Le personnel de la réception est chargé d’enregistrer les nouveaux patients et de mettre à jour les données démographiques des patients existants en collectant des informations détaillées sur les patients, notamment des informations personnelles et financières. Le cycle d'un compte patient commence avec la saisie initiale d'informations démographiques sur le patient, comprenant des données démographiques sur le patient et des informations sur les assurances. Des informations non valides peuvent retarder le paiement.
5

Facilite le flux des patients

Le personnel de la réception continue de faire avancer les choses en avisant le prestataire de l'arrivée des patients, en étant conscient des retards et en communiquant avec les patients et le personnel clinique. Si les patients de votre cabinet médical ne sont pas satisfaits de l'ensemble du processus, ils risquent de ne pas revenir. Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle empêchera le cabinet médical de perdre des revenus en raison du niveau élevé de satisfaction des patients. Les patients continueront très probablement à revenir tant qu'ils seront satisfaits du processus..
6

Réponses aux questions

Le personnel de la réception traite les demandes de manière courtoise. Une technique appelée «écoute active» est un outil utile pour s'assurer que la compréhension est complète. Dans cette technique, l'auditeur reformulera l'information qu'il a entendue avec ses propres mots. Si cette information est correcte, l'échange est terminé, sinon l'expéditeur de l'information peut corriger tout malentendu à ce stade. Cet échange prend seulement un peu plus de temps et constitue un outil efficace pour créer une responsabilité car toutes les personnes impliquées dans l'échange savent que les attentes étaient claires et comprises..
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Maintenir les fournitures de bureau

Ils maintiennent un stock adéquat de fournitures médicales de bureau en anticipant les besoins en stocks, en passant des commandes et en surveillant le matériel de bureau..
8

Protège la confidentialité du patient

Le personnel de la réception protège la confidentialité des patients en veillant à la sécurité des informations médicales protégées en ne laissant pas les informations confidentielles sur le lieu de travail et en déconnectant l'ordinateur avant de le laisser sans surveillance. Le respect de la confidentialité des patients permet non seulement aux patients de se sentir traités en toute sécurité dans leur établissement médical, mais également à la loi. Toute organisation qui accède aux informations relatives à la santé des patients est considérée comme une entité couverte et est légalement tenue de se conformer aux dispositions de la loi HIPAA ou de faire face à des sanctions civiles et / ou pénales. Il est impératif que les dossiers médicaux restent confidentiels et que les personnes non autorisées ne puissent y accéder. Toute divulgation d'informations confidentielles relatives à la santé d'un patient sans son autorisation est considérée comme une violation de la règle de confidentialité..