8 domaines clés de la gestion des comptes clients médicaux

L’objectif général de la gestion des comptes clients est de parvenir à la période de recouvrement la plus courte possible. Les comptes clients, également appelés comptes patients, se rapportent aux revenus générés mais non encore recouvrés. Pour que le cash-flow soit suffisant pour une gestion efficace, le cabinet médical a la responsabilité de maximiser son potentiel de revenus..
La gestion des comptes clients concerne presque tous les secteurs du cabinet médical. Pour gérer efficacement les comptes clients, il est nécessaire de bien comprendre le lien entre chaque secteur ou service et son influence sur le cycle des revenus et la période de recouvrement des AR. Explorons chacun des huit domaines clés.

1. Concepts juridiques

Les concepts juridiques comprennent la compréhension et le respect des réglementations nationales et fédérales. La fraude et les abus, en particulier en ce qui concerne Medicare, Medicaid et d'autres programmes financés par le gouvernement fédéral, ont toujours été le sujet de préoccupation principal..
Par fraude, on entend le fait de facturer délibérément et sciemment des demandes de remboursement de frais médicaux pour tenter de frauder tout programme financé par le gouvernement fédéral pour de l'argent. Les formes les plus courantes de fraude et d’abus comprennent la facturation d’équipements jamais fournis, la facturation de services jamais effectués, la facturation en amont des frais pour bénéficier d’un taux de remboursement plus élevé et les frais de dégroupage..
Le Bureau de l'inspecteur général (BIG) a conçu et diffusé des alertes spéciales contre la fraude à la communauté des prestataires de soins de santé. Ces alertes avaient pour but de faire connaître au grand public les tendances nationales en matière de fraude. C'est également un moyen de fournir des informations et une sensibilisation sur les pratiques frauduleuses dans l'industrie et de remédier aux violations spécifiques de la loi anti-recul de Medicare et de Medicaid..

2. Négociation du contrat

La négociation de contrat implique le développement d'une relation financière avec des organisations de soins gérés. Les organisations de soins gérés représentent jusqu'à 50% des revenus nets de la plupart des cabinets médicaux.
La négociation des contrats de soins gérés nécessite une connaissance approfondie du processus de passation des marchés. Cela comprend les taux de remboursement, les dates d'effet et de résiliation, les directives de dépôt des demandes, les conditions de paiement et autres dispositions contractuelles..
Chaque stratégie de négociation de contrat avec un cabinet médical est unique et reposera sur divers facteurs, mais il convient de garder ces idées de base à l'esprit:

• Connaître le marché: Savez-vous quel pourcentage de votre marché compte Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare ou non assurés? Une étude de marché fournit des informations précieuses requises pour toutes les négociations contractuelles..
• Être réaliste: Comprendre l'environnement de la gestion des soins, y compris les différentes méthodes de paiement, vous fournira une base d'informations nécessaire pour adopter une approche réaliste dans les négociations..
• Engager un consultant: De nombreuses organisations comptent sur les services de conseil pour négocier les contrats de soins de santé en raison de la nature complexe des contrats et des aspects juridiques en jeu..

Les conseillers juridiques doivent être consultés sur toutes les questions relatives aux contrats lorsque les organisations sont exposées à des risques divers et considérables ou lorsque les problèmes liés aux contrats dépassent les compétences de la direction du cabinet médical..

3. conformité

L'élaboration d'un programme de conformité implique la création d'un manuel écrit décrivant la politique de conformité et le code de conduite du cabinet médical. La plupart des politiques de conformité des cabinets médicaux incluent à la fois des concepts éthiques et juridiques. Le Bureau de l'inspecteur général du BIG propose ces sept composants qui constituent une base solide pour un programme de conformité des cabinets médicaux..

1. Effectuer des contrôles et des audits internes;
2. Mettre en œuvre des normes de conformité et de pratique;
3. Désigner un responsable de la conformité ou un contact;
4. Dispenser une formation et un enseignement appropriés;
5. Répondre de manière appropriée aux infractions détectées et élaborer des mesures correctives;
6. Développer des lignes de communication ouvertes; et
7. Faire respecter les normes disciplinaires par des directives bien connues.

4. Droits des patients

Le US Office of Personnel Management identifie trois objectifs principaux pour le développement et l'utilisation des droits des patients.

• Premièrement, renforcer la confiance des consommateurs en veillant à ce que le système de soins de santé soit juste et à l'écoute de leurs besoins, offre aux consommateurs des mécanismes crédibles et efficaces pour répondre à leurs préoccupations et encourage les consommateurs à jouer un rôle actif dans l'amélioration et l'assurance de leur santé..
• Deuxièmement, réaffirmer l’importance d’une relation solide entre les patients et leurs professionnels de la santé..
• Troisièmement, réaffirmer le rôle crucial que jouent les consommateurs dans la protection de leur santé en établissant à la fois des droits et des responsabilités pour tous les participants afin d'améliorer leur état de santé..

Il existe huit domaines clés liés aux droits des patients au sein du cabinet médical.

1. Informations sur le patient: les patients ont droit à des informations précises et faciles à comprendre sur leur plan de santé, les professionnels de la santé et les établissements de santé..
2. Choix des prestataires: les patients ont le droit de choisir les prestataires de soins de santé lorsqu'ils en ont besoin.
3. Accès aux services d'urgence: les patients ont droit à un traitement médical d'urgence quelle que soit leur capacité de paiement.
4. Consentement éclairé: les patients ne doivent consentir à un traitement médical que s'ils disposent d'informations suffisantes sur leur diagnostic et sur toutes les options de traitement disponibles, dans des termes qu'ils peuvent comprendre..
5. Respect et non-discrimination: les patients ont le droit de recevoir des soins attentionnés et respectueux de la part de tous les professionnels de la santé et ne font l'objet d'aucune discrimination dans la prestation des services..
6. Confidentialité: les patients ont le droit de communiquer de manière privée et de protéger la confidentialité de leurs informations personnelles identifiables..
7. Plaintes et appels: les patients ont le droit à une résolution juste et efficace de toute plainte adressée au cabinet médical.

1. Responsabilités des patients: les patients assument un certain nombre de responsabilités envers le cabinet médical, notamment une participation active à leur plan de traitement, la résolution rapide de leurs obligations financières et une interaction respectueuse avec tout le personnel..

5. Accès du patient

Le succès de votre cabinet médical dépend en grande partie de la qualité des services d’accès aux patients (ou du personnel d’accueil). Le cycle d'un compte patient commence avec la saisie initiale des informations démographiques du patient. La mise en place d’une équipe d’accès patient dynamique est une étape cruciale pour améliorer les efforts de facturation et de recouvrement et augmenter les performances du cycle de revenus.
Les raisons pour lesquelles la plupart des équipes de services d’accès des patients ont un taux de performance faible sont le manque de ressources appropriées, une formation insuffisante et des effectifs insuffisants. Heureusement, ceux-ci peuvent être résolus rapidement et sans dépenses énormes.

6. Capture de charge

L'importance de la capture des charges devrait être communiquée à tous les départements. Le personnel clinique doit être conscient de sa responsabilité vis-à-vis des comptes à recevoir par une documentation précise et une saisie des frais..
La capture des charges comprend le lien approprié entre les codes médicaux et les services et procédures rendus lors de la visite du patient. Chaque domaine clinique joue un rôle important dans la rapidité du codage et la précision de la facturation. Un grand nombre de domaines contribuent à la capture de charge, notamment:

• Soins ambulatoires
• La gestion de cas
• Soin critique
• Laboratoire
• Maternité
• Unité médico-chirurgicale
• Santé mentale
• Médecine nucléaire
• Gestion de la douleur
• Pédiatrique
• Pharmaceutique
• Thérapie physique
• Radiologie
• Les soins des plaies

7. Gestion de l'information sur la santé

La gestion des informations de santé est le processus de maintenance, de stockage et de récupération des informations de santé des patients conformément aux exigences applicables du gouvernement fédéral, des États et des organismes d'accréditation. Il y a dix responsabilités dans le cadre de la gestion de l'information sur la santé..

1. Codage médical
2. Transcription médicale
3. Nécessité médicale
4. Soutien du personnel médical
5. Assemblage des dossiers médicaux
6. Maintenance des dossiers médicaux
7. Classement et récupération
8. Confidentialité et sécurité
9. Publication d'information
10. Maintenir la confidentialité

8. Services financiers aux patients

Patient Financial Services est responsable en dernier ressort de la facturation et du recouvrement précis et opportuns des comptes débiteurs au cabinet médical..
Le processus de facturation médicale nécessite une connaissance complète des assurés, des lois et des réglementations du secteur de la santé. Les facturiers des cabinets médicaux sont responsables de la soumission en temps voulu des réclamations médicales techniques ou professionnelles aux compagnies d'assurance, y compris les cabinets de médecins, les hôpitaux, les maisons de retraite et autres établissements de santé..
Un suivi efficace des recouvrements se traduit par une résolution rapide de vos réclamations au cabinet médical. Le suivi des réclamations doit commencer dans les sept à dix jours suivant le dépôt de votre réclamation. Les efforts immédiats visant à obtenir le règlement des demandes de remboursement réduiront non seulement le nombre de jours de vos comptes à recevoir, mais augmenteront également les flux de trésorerie..
Une dotation en personnel adéquate et une formation adéquate en matière de recouvrement permettront d'obtenir le résultat souhaité dans la phase de recouvrement du cycle des revenus. Le personnel du cabinet médical doit être conscient des étapes fondamentales nécessaires pour un suivi efficace des réclamations d'assurance.
La collaboration et la coopération des huit domaines font partie intégrante du succès de la gestion des comptes clients. Bien que certains obstacles imprévus puissent avoir une incidence sur la période de collecte des effets indésirables, le rôle du leadership est d'identifier et de corriger ces obstacles pour le succès de l'organisation..