5 fonctions importantes de la réception

La réception d'un cabinet médical peut être un endroit très occupé. Le personnel de la réception est essentiel au bon fonctionnement du cabinet médical. Le personnel de la réception se compose généralement de réceptionnistes et / ou d’assistants médicaux. Selon la taille du cabinet médical, une personne peut être les deux. Hormis les tâches cliniques, la réception est responsable de cinq tâches administratives:

1. Saluer les patients
2. Répondre et gérer le téléphone
3. Prendre rendez-vous
4. Communication interoffice
5. Correspondance externe

1

Patients d'accueil

Accueillir les patients ne concerne pas seulement ce que vous dites, mais également la manière dont vous interagissez avec les patients. La réception est responsable de faire en sorte que les patients se sentent les bienvenus.  
La réception est la première impression qu'un patient reçoit lorsqu'il appelle ou visite un cabinet médical. Il est important que la réception fournisse un service client exceptionnel et soit une représentation positive de la pratique médicale..
Voici d'autres moyens de saluer les patients:

• Répondre au téléphone tout en maintenant une manière polie et cohérente en utilisant l'étiquette appropriée du téléphone
• Garde la réception propre et organisée
• Enregistre les nouveaux patients et met à jour les données démographiques des patients existants en collectant des informations détaillées sur le patient, y compris des informations personnelles et financières
• Facilite le flux des patients en informant le prestataire de l'arrivée des patients, en étant conscient des retards et en communiquant avec les patients et le personnel clinique
• Répondre aux demandes des patients, des patients potentiels et des visiteurs de manière courtoise

2

Gère le téléphone

Répondre au téléphone de manière polie et cohérente fait partie du processus d'accueil des patients, mais ce n'est pas le seul devoir des responsabilités de la réception en matière de communication téléphonique..

• Appels entrants: les appels entrants comprennent les appels des patients, les télévendeurs, les représentants pharmaceutiques, les autres médecins et plus encore. La réception doit utiliser l'étiquette appropriée lors de la gestion des téléphones en utilisant ces compétences de communication: être un auditeur actif, avoir de bonnes manières téléphoniques, filtrer les appels, faire preuve de tact, poser des questions et maintenir la confidentialité..
• Appels sortants: la réception peut parfois avoir à passer des appels sortants pour discuter d'un rendez-vous avec un patient, prendre des rendez-vous ou des renvois à l'extérieur, ou commander des fournitures. En tant que représentant du cabinet médical, il est tout aussi important d’utiliser la bonne étiquette téléphonique.

3

Prendre rendez-vous

Une planification efficace est nécessaire pour une excellente expérience du patient et un flux de patients fluide. La plupart des cabinets médicaux utilisent un logiciel de planification qui facilite et simplifie la prise de rendez-vous. Cependant, la réception doit être en mesure de compléter les annulations ou les non-présentations et de communiquer efficacement les modifications apportées à l'horaire aux patients et aux médecins..
4

Communication entre bureaux

La réception du cabinet médical est comme un hub de communication. La plupart des communications entre bureaux passent par la réception, en particulier lorsqu'elles impliquent des tâches administratives liées au patient..
Pour communiquer le plus efficacement possible, des informations claires et concises sont essentielles. Que ce soit dans un mémo, une communication écrite, par le biais d'une messagerie interne, d'une interaction individuelle ou en groupe, il est important de rester centré sur le sujet et de ne pas s'égarer..
Voici quelques compétences de base nécessaires pour une communication efficace entre bureaux:

• Étiquette téléphonique
• Service Clients
• Programmes Word et Excel de base
• Gestion du temps
• Compétences d'organisation

5

Communication externe

La communication externe implique potentiellement la communication avec les fournisseurs, les cabinets de médecins, les compagnies d’assurance et les autres entreprises. Cela peut nécessiter d’effectuer des appels téléphoniques sortants, de taper des lettres professionnelles, de télécopier et d’envoyer des lettres..  
Connaissance des procédures de bureau généralement obtenue d'un certificat ou d'un diplôme d'associé dans un programme commercial, y compris les processus et procédures administratifs, le traitement des demandes de remboursement, la préparation de dossiers de patients et les compétences informatiques de base Les compétences de base des assistantes administratives et la capacité à utiliser correctement le matériel de bureau sont essentielles au succès du front office.