4 façons d'améliorer l'horaire des cabinets médicaux pour réduire les temps d'attente

Il peut être difficile de trouver un équilibre entre voir suffisamment de patients pour répondre aux besoins financiers du cabinet tout en offrant un niveau élevé de soins de qualité. Gardez ces choses à l'esprit.
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Planification appropriée des rendez-vous des patients

Les patients ne devraient pas attendre plus de 15 minutes pour le rendez-vous prévu.
Étant donné à quel point les soins de santé peuvent être imprévisibles, il est compréhensible que les patients attendent parfois plus longtemps.
Les types de visites des patients varient en fonction de la spécialité du cabinet, du diagnostic du patient et des procédures effectuées lors de la visite. Cela signifie qu'une exigence de temps différente doit être attribuée à chaque type de visite..
Le nombre de visites quotidiennes des patients devrait pouvoir couvrir les dépenses du bureau et, bien sûr, générer un bénéfice..
Lors de l'élaboration de la conception ou de la structure de votre système de planification des patients, il est important de prendre en compte tous les événements susceptibles de perturber le flux des patients..
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Réduire les perturbations dans le flux des patients

Arrivées tardives: Pour résoudre ce problème, définissez des restrictions sur le retard d'un patient sans avoir à reporter son rendez-vous, autorisez un patient qui se présente tôt pour son rendez-vous à passer à la place du patient tardif et programmez les patients chroniquement en retard vers la fin de la journée..
Pas de spectacles: Il y a trois façons d'éviter les rendez-vous manqués.

• Appels de rappel aux patients 24 à 48 heures avant l'heure prévue de leur rendez-vous.
• Un moyen de réduire les absences consiste à utiliser la planification en ligne des patients. Les patients peuvent gérer, planifier ou reprogrammer leurs propres rendez-vous, ce qui rend moins probable les non-présentations.
• Facturer aux patients des frais de non-présentation pour les rendez-vous manqués. Les frais de non-présentation compensent non seulement une partie des revenus perdus, mais apprennent également à vos patients à donner un préavis s'ils annulent leur rendez-vous. Cela permet également de reprogrammer le rendez-vous lorsque le patient est au téléphone..  

Walk-ins: Passez en revue les tendances concernant les cas où le cabinet médical a tendance à avoir plus de visites sans rendez-vous, comme le lundi ou pendant la saison grippale, et apportez les modifications nécessaires.
3

Communication ouverte avec les patients

Avertir les patients lorsque les rendez-vous sont en retard
Enseigner au personnel médical comment répondre aux questions des patients non cliniques
Développer et diffuser des enquêtes de satisfaction des patients
Communiquer par écrit, le cas échéant. Tout moyen simple et efficace de faire en sorte que vos patients reçoivent des informations importantes pour leurs soins consiste à leur remettre des documents tels que des informations de base sur la pratique médicale, une liste d’articles à apporter à chaque visite, une politique de paiement et un avis de pratiques de confidentialité.
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Communication téléphonique et électronique

En tant que moyen de communication le plus utilisé, la communication téléphonique ne doit pas être prise à la légère. C’est souvent la première interaction d’un cabinet médical avec un patient. Voici quelques conseils de base que vous pouvez offrir à votre personnel médical pour améliorer l’étiquette téléphonique..

• Écoute active
• Bonnes manières téléphoniques - professionnel et courtois
• Maintenir la confidentialité
• Toujours les remercier d'appeler
• Ne jamais raccrocher en premier
• Lorsque vous prenez des messages, obtenez autant d'informations que possible
• Restez calme et poli, même lorsqu'un patient est impoli avec vous

Le même professionnalisme que vous utiliseriez au téléphone, dans la correspondance ou en face à face devrait également être exprimé dans un courrier électronique. Rappelez-vous toujours que le courrier électronique est une forme de communication et que la façon dont le destinataire interprète le message est la seule chose qui compte..

• Assurez-vous que le courrier électronique est la forme de communication appropriée pour votre message au lieu d'un appel téléphonique ou d'une réunion. N'oubliez pas que le contenu doit refléter l'image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical..
• Utilisez la grammaire, la ponctuation et l’orthographe appropriées. Assurez-vous également que le message est concis et utilisez la mise en page appropriée pour votre message, ce qui facilite sa lecture..
• Assurez-vous que l'e-mail est envoyé aux destinataires appropriés. Les informations contenues dans un cabinet médical, en particulier celles relatives aux patients, doivent être partagées sur la base du besoin de connaître uniquement.