Comment obtenir des copies de vos dossiers médicaux

Réviser vos dossiers médicaux n’est pas seulement une bonne chose à faire, c’est votre droit. Il vous permet de mettre à jour toute information pouvant être vitale pour vos soins ou d'interroger votre médecin sur les prescriptions ou les résultats de tests manquants ou incorrects..
Historiquement, les dossiers médicaux étaient conservés et maintenus par le fournisseur de soins primaires. Ces dernières années, une tendance est apparue: les patients assument la responsabilité du stockage et de la maintenance de leurs propres dossiers médicaux..
Sauf si vous êtes dans un système de santé qui vous donne accès à vos dossiers médicaux électroniques (DME), vous devrez demander une copie pour vous-même..
En vertu de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accounting Act) de 1996, vous avez le droit d'obtenir des copies de la plupart de vos dossiers médicaux, qu'ils soient conservés sous forme électronique ou sur papier. Ceux-ci comprennent les notes du médecin, les résultats des tests médicaux, les rapports de laboratoire et les informations de facturation..

Qui peut demander des dossiers médicaux

Bien que conçus pour protéger votre vie privée, les réglementations HIPAA sont si étendues que de nombreux fournisseurs ne savent toujours pas comment les appliquer. Cela peut parfois rendre difficile l’obtention de vos dossiers, même si vous y avez pleinement droit..
Selon HIPAA, vous avez le droit de demander des dossiers médicaux si:

• Vous êtes le patient ou le parent ou le tuteur du patient dont les dossiers sont demandés.
• Si vous êtes un fournisseur de soins ou un avocat qui a obtenu l'autorisation écrite du patient. Dans certains cas, le fournisseur de soins de santé vous fournira un formulaire que le patient doit remplir..

Beaucoup de gens supposent que seuls eux-mêmes ou leurs mandataires peuvent obtenir des copies de leurs dossiers médicaux. En vertu de la loi, d’autres personnes ou organisations peuvent également avoir le droit de.
Cela inclut non seulement votre médecin de soins de santé principal, mais également des entités tierces couvertes à qui vous avez sciemment ou inconsciemment accordé le droit lors de la signature du formulaire d'admission ou d'enregistrement du patient. Ceux-ci n'incluent pas seulement des médecins mais des organisations telles que des compagnies d'assurance, des hôpitaux, des laboratoires, des maisons de retraite, des centres de réadaptation et des fournisseurs de facturation..
Aujourd'hui, certaines personnes demandent même que leurs informations médicales soient partagées avec des applications mobiles (telles que celles qui surveillent votre santé cardiaque ou votre diabète). Sous HIPAA, vous avez le droit de demander cela, étant entendu que le médecin qui communique les informations n'est pas responsable de la façon dont le fournisseur de l'application mobile utilise ou sécurise vos informations..
À cette fin, il est dans votre intérêt de lire tout document médical d'inscription ou d'admission afin de bien comprendre les droits que vous accordez et avec lesquels vos informations peuvent être partagées..

Quels enregistrements peuvent être fournis et lesquels sont refusés

Bien que vous ayez droit à la plupart de vos dossiers médicaux, certains prestataires de soins de santé peuvent en retenir. Notez que l'âge d'un ensemble particulier de dossiers peut également affecter la capacité à les obtenir: la plupart des prestataires, y compris les médecins, les hôpitaux et les laboratoires, sont tenus de conserver les dossiers médicaux des adultes pendant au moins six ans, bien que cela puisse varier d'un État à l'autre. Selon l'état, les dossiers d'un enfant doivent être conservés pendant trois à dix ans après l'âge de 18 ou 21 ans..
Parmi les différents enregistrements, vous avez le droit d'obtenir:

• Toutes les notes ou enregistrements créés par un fournisseur
• Tous les résultats de diagnostic pour lesquels un fournisseur en a des copies, notamment des analyses de sang, des rayons X, des mammographies, des tests génétiques, des biopsies, etc..
• Toute information fournie par un autre médecin qui a été utilisée pour établir un diagnostic et / ou un traitement direct

Si vous recherchez des tests de laboratoire spécifiques ou des dossiers d'admission à l'hôpital, il est souvent préférable de les demander au laboratoire ou à l'hôpital plutôt qu'à votre fournisseur de soins de santé primaires. Ils sont susceptibles d'être plus complets et peuvent même être conservés plus longtemps qu'un cabinet médical privé.

Enregistre votre fournisseur peut nier

Il existe des enregistrements auxquels l'accès peut vous être refusé. Il s'agit principalement de dossiers de santé mentale pour lesquels les notes du fournisseur peuvent être considérées comme des "impressions" plutôt que des diagnostics. Il a été avancé que la divulgation de ces informations pouvait nuire à la relation médecin-patient ou être mal interprétée lorsqu'elle était prise hors de son contexte..
Cela dit, un fournisseur ne peut pas refuser votre demande, car cela pourrait vous blesser. Cela ne peut être refusé que si la divulgation de ces informations peut vous obliger à vous faire du mal ou à faire du mal à autrui. En cas de refus, le refus doit vous être communiqué par écrit..
En vertu de la loi, les éléments suivants peuvent être raisonnablement refusés:

• Notes de psychothérapie
• Enregistrements de DME qui ne font pas partie d'un "ensemble d'enregistrements désignés" (c'est-à-dire qui ne concernent pas votre santé mais sont utilisés pour l'assurance de la qualité afin d'améliorer les soins des patients)
• Records pouvant mettre en danger votre vie et votre sécurité
• Informations compilées pour être utilisées dans un procès
• Les dossiers qui incluent la mention d'une autre personne à qui la divulgation de l'information peut être préjudiciable
• Documents violant la confidentialité d'un tiers à qui la confidentialité a été promise
• Documents susceptibles de compromettre votre santé, votre sécurité, votre garde à vue ou votre rééducation si vous êtes en prison (ou ceux d'autres détenus ou de personnes dans l'établissement correctionnel)
• Dossiers faisant partie de la recherche en cours et non terminés

Bon nombre de ces limitations sont sujettes à une interprétation large.
Si vous croyez que l'accès à des dossiers médicaux spécifiques vous est injustement refusé, vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau des droits civils (OCR) du DHHS. Vous pouvez faire la même chose si votre confidentialité médicale a été violée.
Si l'OCR accepte que votre plainte soit justifiée, il demandera au médecin ou à l'établissement de prendre des mesures correctives ou d'appliquer un règlement si un préjudice réel a été causé. La plainte doit être déposée dans les 180 jours suivant la violation..
La loi interdit également les représailles de la part de l'entité couverte en cas de plainte, telle que la résiliation de services ou l'augmentation du coût des services..
Que faire si on vous refuse l'accès à vos dossiers médicaux

Comment demander votre dossier médical

La plupart des cabinets ou installations vous demanderont de remplir un formulaire pour demander votre dossier médical. Les formulaires peuvent généralement être récupérés au bureau ou remis par fax, courrier ou courrier électronique.,
Si le bureau n'a pas de formulaire, vous pouvez écrire une lettre pour faire votre demande. Assurez-vous d'inclure:

• Votre nom
• Numéro de sécurité sociale
• Date de naissance
• Adresse et numéro de téléphone
• Adresse électronique
• La liste des enregistrements demandés
• Les dates de service
• Option de livraison (fax, courrier, email, en personne)
• Signature

Une fois la demande faite, vous devrez peut-être attendre un moment avant que les enregistrements ne soient réellement reçus. Les lois des États varient mais exigent généralement une livraison dans les 30 à 60 jours. Assurez-vous de conserver une copie de la demande originale et contactez le département de la santé de votre état si vous ne recevez pas les documents après plusieurs tentatives..

Coût du service

Sachez que vous devrez peut-être payer le coût de vos dossiers médicaux si vous souhaitez qu'ils soient livrés sur papier, par télécopie ou par un moyen de communication électronique. Bien que le prix puisse varier, il doit être raisonnable.
De plus, vous avez droit aux enregistrements même si vous n'avez pas payé le médecin ou l'établissement pour la procédure en question. Les enregistrements ne peuvent pas être retenus pour non-paiement et vous ne pouvez pas vous faire payer de frais exorbitants pour compenser le non-paiement de services. Si des sommes sont dues, le médecin ou l'établissement peut rechercher des voies de recouvrement, telles que des poursuites judiciaires ou un service de recouvrement de créances..

Pour un docteur qui n'est plus en pratique

Si votre médecin prend sa retraite ou n'est plus en pratique, tous les dossiers médicaux doivent toujours être tenus conformément à la loi. Cela concerne même si un médecin est décédé ou dissout la pratique sans vente.
En vertu de la loi, les dossiers médicaux doivent être transférés à un autre fournisseur de soins de santé qui accepte d’assumer la responsabilité. Si un fournisseur est introuvable, les enregistrements peuvent être archivés avec une entreprise de stockage réputée..
De même, si votre médecin a quitté la pratique mais que celle-ci fonctionne toujours, vos dossiers doivent être conservés par les membres restants. Si la pratique a été vendue, la nouvelle pratique sera responsable de la tenue des registres et sera responsable en cas de perte ou de mauvaise gestion des registres..
Il peut parfois être difficile de retrouver vos dossiers, en particulier si le bureau d'un médecin était fermé sans détails de transmission. Dans ce cas, vous pouvez faire plusieurs choses:

• Contactez votre état ou la société médicale locale. Étant donné que bon nombre de ces organisations exigent une inscription annuelle, elles disposeront probablement des informations de contact les plus récentes..
• Parlez à votre compagnie d'assurance maladie. Si le médecin est toujours un prestataire agréé, votre assureur aura les coordonnées.
• Contactez n'importe quel hôpital où votre médecin a fait le tour. Les hôpitaux exigent des médecins qu'ils subissent un processus formel pour obtenir des privilèges hospitaliers. Les départements des ressources humaines auront généralement des détails au dossier.

Si tout le reste échoue, vous devrez peut-être reconstituer votre dossier en contactant les différents laboratoires, hôpitaux ou spécialistes que vous avez utilisés. Vos assureurs santé, passés et présents, peuvent vous fournir les détails de toute demande de règlement faite en votre nom..

Correction des erreurs

Une fois que vous avez obtenu une copie de votre dossier médical, examinez-le attentivement. Si vous trouvez des erreurs ou des omissions, vous voudrez les faire corriger immédiatement pour vous assurer qu'elles ne compromettent pas vos soins futurs..
La plupart des fournisseurs accepteront de corriger les erreurs factuelles ou de retrouver les rapports qui auraient dû être conservés dans votre dossier..
Cependant, cela ne s'étend pas aux différences d'opinions pour lesquelles votre médecin a le droit d'exprimer un avis médical. Cela inclut des notes sur les facteurs contributifs à une maladie (tels que l'alcoolisme ou le VIH) que vous préféreriez ne pas avoir dans votre dossier médical. La modification ou l’omission des dossiers poserait non seulement un problème sur le plan éthique, mais pourrait également exposer le médecin à des poursuites judiciaires..
Cela dit, si vous estimez que le refus d'une correction est injuste ou si vous vous exposez à un danger, soumettez une plainte à l'OCR détaillant le litige. Ils peuvent examiner les preuves et décider si la correction est justifiée.

Un mot de Verywell

Savoir ce qui se trouve dans votre dossier médical peut être tout aussi important que de consulter un médecin. Si vous avez accès à votre DME, assurez-vous de le consulter après chaque rendez-vous ou visite de soins. Il vous permet d'apporter des corrections en cas de besoin et de participer plus activement si et quand un traitement médical est nécessaire.
Que faire si on vous refuse l'accès à vos dossiers médicaux