Utilisation des audits de graphiques pour réduire les erreurs de facturation

Même le personnel médical le plus diligent a du mal à s’assurer qu’il évite les erreurs de facturation. L'intégration d'un processus d'audit graphique dans vos opérations quotidiennes vous permet de détecter et de corriger ces événements inévitables avant qu'ils n'affectent votre résultat net et ne retardent le remboursement de votre demande..
Le rythme rapide du cabinet médical est l’environnement idéal pour ces erreurs. Votre personnel de bureau fait de son mieux pour continuer à offrir un excellent service à la clientèle. Comme pour toute autre chose, lorsque les temps sont chaotiques, quelque chose se glisse dans les fissures ou une erreur est commise. Peu importe combien vous exprimez l'importance de la précision auprès de votre personnel du cabinet médical, vous ne pouvez pas vous arrêter ici. Le processus de vérification des dossiers peut représenter la différence entre un paiement effectué entre 10 et 14 jours au lieu de 45 jours..

Comment faire un audit médical de facturation

Le moyen le plus simple de vérifier les graphiques consiste à créer une liste de contrôle. Assurez-vous d'inclure des informations susceptibles de provoquer des refus ou de retarder les paiements. De simples inexactitudes peuvent faire toute la différence.

1. Le nom du patient est-il orthographié correctement??
2. La date de naissance et le sexe du patient sont-ils corrects??
3. Le payeur d'assurance correct est-il entré??
4. Le numéro de police est-il valide??
5. La revendication nécessite-t-elle la saisie d'un numéro de groupe??
6. Le statut de la relation du patient avec l'assuré est-il exact??
7. Le code de diagnostic correspond-il à la procédure effectuée?
8. Le code de procédure correspond-il à l'autorisation obtenue?
9. Pour les assurances multiples, l’assurance primaire est-elle précise pour la coordination des prestations??
10. Le numéro d'IPV du médecin est-il inscrit sur la réclamation??

Ceci est juste une courte liste d'exemples. Beaucoup de choses pourraient être incluses dans votre liste de contrôle. Il peut également être plus spécifique pour la spécialité de la pratique, le type d’installation ou le type de formulaire de réclamation utilisé.

Fréquence des audits médicaux du tableau de facturation

La fréquence minimale devrait être annuelle, selon l'American Medical Association. Sélectionnez un seul jour d'audit depuis au moins trois mois. Extrait les détails du compte du patient pour ce jour.
Si possible, examinez cinq à dix dossiers médicaux aléatoires par médecin ou cinq dossiers ou plus par payeur (Medicare, Medicaid, assureur). Vous devrez peut-être revoir plus d'une journée, selon la taille de la pratique..
Selon l'American Medical Association, l'audit de facturation médicale devrait être effectué à la fois par le médecin et le personnel pour obtenir les meilleurs résultats..

Examinez votre demande de refus

Veillez également à examiner vos refus. Utilisez-le comme un outil pour éduquer les employés. Très probablement, ils ne savent pas qu'ils font quelque chose de mal si vous continuez à voir les mêmes tendances. Créez une feuille de calcul de vos motifs de refus les plus courants et utilisez-la comme guide pour créer une liste de contrôle..

Partagez les résultats de votre audit graphique

Une fois la vérification des graphiques terminée, partagez les résultats avec tous les employés. Tous les employés peuvent bénéficier les uns des autres. Ainsi, tous les employés peuvent éviter de commettre les mêmes erreurs à l’avenir. Assurez votre personnel que le but n'est pas de pointer du doigt et d'attribuer le blâme, mais de reconnaître que des erreurs se produisent. Notez que des erreurs peuvent survenir en raison des informations fournies par les fournisseurs ainsi que par le personnel de première ligne..

Demander des suggestions d'amélioration

Demandez conseil à votre personnel sur les moyens d'éviter de commettre des erreurs. Votre personnel de première ligne peut avoir des suggestions sur la façon de modifier les formulaires d'inscription, de saisir les modifications dans les informations patient et de s'assurer que les prestataires donnent des informations précises à utiliser pour le codage de la procédure.