9 considérations pour le succès de la pratique médicale

À partir du moment où un patient prend rendez-vous, arrive au cabinet médical, s’enregistre pour sa visite, s’assoit dans la salle d’attente, attend dans la salle d’examen, est soigné par un médecin, effectue le check-out, paie et finalement quitte seul le patient sait si tout le processus s'est bien déroulé ou non.
Afin de déterminer si votre cabinet médical a un flux de patients fluide, trouvez les réponses aux questions suivantes:

Le patient a-t-il été respecté lorsqu'il a pris rendez-vous??
Le patient a-t-il été accueilli par la réceptionniste avec courtoisie et respect?
Combien de temps le patient a-t-il attendu pour voir le médecin?
L’infirmière et le médecin ont-ils expliqué les détails des services fournis au patient??
L'infirmière et le médecin ont-ils répondu à toutes les questions du patient??
Le patient a-t-il bénéficié d'un excellent service client?
La salle d'examen était-elle propre, confortable et préparée??
La salle d'attente était-elle sûre, propre et spacieuse?

Service à la clientèle et satisfaction des patients

Les normes de pratique relatives à la satisfaction des patients traitent de tous les aspects de l’interaction et de l’impact des patients, notamment l’étiquette téléphonique, les salutations des patients et les procédures de contrôle, ainsi que les notifications et la planification. Lorsqu'un bureau a des normes et des attentes claires, le risque d'erreur ou de malentendu est grandement réduit et la satisfaction des patients est largement accrue..
Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle empêchera le cabinet médical de perdre des revenus en raison du niveau élevé de satisfaction des patients. Les patients continueront très probablement à revenir tant qu'ils seront satisfaits du processus..
Alors, comment savoir comment les patients perçoivent le processus de votre cabinet médical?

Développer et diffuser des sondages sur la satisfaction des patients
Asseyez-vous dans la salle d'attente et observez ce qui se passe de ce point de vue
Mettez-vous à travers tout le processus
Parlez à votre personnel et découvrez quels problèmes il pourrait connaître.

Pratiques d'embauche

L'embauche du meilleur personnel médical est un moyen efficace de renforcer le processus de contrôle interne. Embaucher du personnel compétent, digne de confiance et fiable en procédant à une présélection minutieuse des candidats est tout simplement un bon sens des affaires. Les vérifications des antécédents et des références sont des moyens faciles d'éliminer les mauvaises herbes et de dissuader certaines personnes de postuler au poste..
Le processus de sélection préalable à l’emploi comprend quatre étapes:

Vérification des antécédents criminels: la vérification des antécédents criminels est une partie importante de votre vérification préalable à l'emploi. Si ces contrôles ne sont pas effectués, votre cabinet médical pourrait être exposé à des risques juridiques..
Vérification des références: La vérification des références est une étape importante dans la finalisation du processus d'embauche avec votre candidat. Les vérifications de références peuvent révéler beaucoup d'informations sur votre candidat et valider les informations fournies dans la candidature et le CV..
Évaluation de la santé: Une évaluation de la santé est requise, en particulier pour les employés qui travaillent avec des patients. Votre candidat doit passer un test cutané de tuberculose à sérotype négatif pour protéger les patients et les autres membres du personnel du cabinet médical, ainsi qu’un dépistage de la toxicomanie afin de garantir un milieu de travail sans drogue..
Vérification des informations d'identification: La vérification des informations d'identification inclut la vérification du statut de la certification, de la licence et / ou du diplôme. Beaucoup de postes dans le cabinet médical nécessitent une formation supérieure pour pouvoir effectuer les tâches.

Performance clé

Comptes débiteurs: le rapport sur les comptes débiteurs, ou RA, est conçu pour analyser la santé financière du cabinet médical. En utilisant la date de sortie du compte du patient, le rapport RA calcule le délai de paiement des demandes de remboursement pour frais médicaux..
Refus: la résolution du refus est nécessaire pour atteindre les objectifs financiers. Un moyen important d’améliorer la trésorerie du cabinet médical consiste à suivre les refus en calculant les taux de refus..
Recouvrements: les taux de recouvrement aident le cabinet médical à déterminer dans quelle mesure il réussit à recouvrer les créances. Ce taux en dit long sur la performance financière du cabinet médical. Si vous voulez savoir quelle est l’efficacité de la perception des créances, il est important de calculer le taux de recouvrement..

sécurité

Les problèmes de sécurité dans le cabinet médical incluent la sécurité des patients et des employés. Les gestionnaires devraient disposer d’une méthode permettant aux patients et aux employés de signaler les problèmes de sécurité..

Sécurité au travail et dans l'environnement Une évaluation de la sécurité au travail et dans l'environnement est axée sur l'environnement de travail du cabinet médical susceptible de causer des dommages, des blessures ou des maladies au personnel. Effectuer ce type d’évaluation peut être utilisé pour prévenir, éliminer et réduire les risques en milieu de travail qui sont directement liés aux expositions au sang ou aux liquides organiques, aux déversements de produits chimiques ou dangereux, à la défaillance ou au dysfonctionnement d’équipements médicaux, aux risques de lésions corporelles, aux menaces à la sécurité, aux incendies ou aux accidents. toute autre condition de travail dangereuse.
Sécurité et qualité des patientsLa sécurité des patients fait référence à des méthodes visant à prévenir les préjudices causés aux patients. Les pratiques de sécurité des patients dans les domaines des erreurs médicales, de la prévention des chutes, du contrôle des infections et de la gestion des médicaments sont essentielles pour réduire le risque d'événements indésirables et de blessures évitables. Qualité et sécurité sont liées entre elles en termes de normes de soins. L'Institute of Medicine (IOM) identifie la qualité des soins comme "sûre, efficace, centrée sur le patient, opportune, efficace et équitable".

Objectifs financiers

Augmentation des coûts de fonctionnement: une diminution des paiements versés aux médecins, un nombre moins élevé de patients et des coûts de technologie élevés peuvent entraîner des coûts financiers paralysants. La meilleure façon de gérer les coûts d'exploitation en hausse est de les surveiller, puis d'élaborer un plan de réduction des coûts. Trois domaines pouvant générer des économies de milliers de dollars par an sont les fournitures de bureau, les fournitures médicales et le matériel de bureau..
Collecte des paiements des patients: Au cours des dernières années, l’ensemble du secteur des soins de santé est devenu plus agressif dans ses pratiques de collecte. Avec les coûts sans cesse croissants associés aux soins de santé, il est extrêmement important pour tout établissement de gagner sa vie pour obtenir le remboursement maximal, qui repose en grande partie sur les paiements des patients..
Maximiser les remboursements d'assurance: Gérer efficacement le cycle de revenus n'est pas une tâche facile et requiert votre attention constante. Chaque phase du cycle financier - du moment où un patient doit prendre rendez-vous jusqu'au paiement de la compagnie d'assurance - est également importante pour optimiser les remboursements.

Performance du personnel médical

La performance du cabinet médical est fortement basée sur la performance individuelle du personnel du cabinet médical. Il est donc essentiel de mesurer les performances du personnel médical au moyen d’évaluations individuelles pour atteindre des niveaux d’excellence plus élevés. Les gestionnaires peuvent mesurer les performances du personnel des cabinets médicaux en développant et en maintenant un système qui mesure à la fois la qualité et la quantité de travail, comme spécifié dans la description de poste de chaque poste. Mesurer les performances présente de nombreux avantages. En voici quatre:

Conformité: Les évaluations fournissent la documentation dans les cas où la résiliation est nécessaire. Les gestionnaires utilisent les évaluations pour déterminer les possibilités d’avancement et les augmentations de la rémunération. Cela évite également l’injustice dans la promotion, la récompense, la réaffectation et le transfert du personnel à d’autres postes..
La communication: La communication devrait fournir un retour d'information efficace sur les performances du personnel médical. Il est nécessaire que l'évaluation soit communiquée à chaque employé. Les discussions d'évaluation promeuvent une interaction à double sens entre les responsables et le personnel sur les problèmes liés à l'emploi..
Motivation: Encourager les employés à atteindre des performances satisfaisantes ou à atteindre des normes plus élevées. Un employé motivé est fier de ce qu'il fait tous les jours. Savoir et comprendre comment une personne contribue au succès du cabinet médical est un excellent facteur de motivation pour améliorer les performances..
Développement: L'évaluation du rendement des employés est essentielle pour sensibiliser les gestionnaires et le personnel aux possibilités de formation et de perfectionnement. Les évaluations encouragent les efforts pour améliorer les problèmes de performance et identifient les étapes nécessaires à la création d'un plan d'amélioration de la performance.

Environnement de travail

Avoir une attitude positive vous permet de voir des solutions positives face aux défis. Lorsque vous cessez de vous focaliser sur le négatif, vous serez plus ouvert à la recherche d'un moyen de résoudre le problème au lieu de rester assis et de vous plaindre. Une attitude positive est la clé pour obtenir des résultats positifs.
Créer un environnement de travail positif est précieux dans tous les établissements de santé, du cabinet médical à la clinique, en passant par un hôpital ou un établissement de soins de longue durée. Comme les professionnels de la santé se concentrent sur la guérison et le soutien de leurs patients, ils ne doivent pas oublier que leurs collègues doivent également être nourris au travail..
Vos patients méritent le meilleur personnel pour leur fournir les meilleurs soins possibles. Lorsque vos employés ont une attitude positive, vos patients le ressentiront lorsqu'ils franchiront la porte. Les patients, en particulier quand ils ne se sentent pas bien, comptent sur le personnel du cabinet médical pour se sentir en sécurité, sécurisés et soignés. Une attitude positive du personnel crée une atmosphère chaleureuse et invitante pour les patients..
Le succès du cabinet médical ne consiste pas seulement à donner une rétroaction positive. Il est important que le cabinet médical obtienne les réactions positives des patients et du personnel pour continuer à obtenir les résultats souhaités. Savoir ce qui va et ce qui ne va pas est tout aussi important dans les stratégies et les objectifs en cours pour maintenir des résultats positifs..
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Des plans pour améliorer les performances

Pour apporter efficacement des changements positifs, vous devez identifier les problèmes de votre cabinet médical et mettre en œuvre des actions correctives. Une évaluation par un cabinet médical peut vous aider à identifier les domaines à prendre en compte pour élaborer un nouveau plan de réussite..

Réduire les dépenses inutiles nécessite de développer des habitudes de dépenses strictes et prudentes. Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être réduites ou supprimées complètement. Considérez les dépenses qui ne sont pas essentielles au fonctionnement du cabinet médical
Lâchez les patients non rentables. Cela semble dur. Cependant, une pratique médicale est comme toute autre entreprise. Il ne peut rester en affaires que s'il est rentable. L'essentiel est que les patients qui ne génèrent pas de profit font partie du problème. Si un patient utilise les ressources du cabinet mais n’est pas financièrement avantageux, il appartient alors au cabinet médical de le décharger..
Faire équipe avec un spécialiste est un excellent moyen d’améliorer les conditions financières du cabinet médical. Un spécialiste apporte un nouveau flux de patients, dont certains peuvent être transférés à d'autres médecins du cabinet. En outre, le spécialiste peut apporter au cabinet médical une nouvelle perspective qui peut augmenter les revenus.