5 composantes pour des contrôles internes efficaces

Les contrôles internes sont définis comme un processus conçu pour décourager la fraude, protéger les ressources de l'entreprise et garantir le respect des lois et des réglementations. Les contrôles internes ne sont efficaces que s'ils sont déterminés par les besoins spécifiques du cabinet médical, mis en œuvre, surveillés et mesurés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu. 
Le cabinet médical doit adopter une approche proactive pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles des employés en se dotant d'une politique en matière de contrôles internes. La prévention et la détection jouent un rôle très important dans tout processus de contrôle interne en minimisant un certain niveau de risque..
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Pratiques d'embauche

L'embauche du meilleur personnel médical est un moyen efficace de renforcer le processus de contrôle interne. Embaucher du personnel compétent, digne de confiance et fiable en procédant à une présélection minutieuse des candidats est tout simplement un bon sens des affaires. Les vérifications des antécédents et des références sont des moyens faciles d'éliminer les mauvaises herbes et de dissuader certaines personnes de postuler au poste.. 
Bien que les employeurs précédents ne soient pas autorisés à fournir des informations autres que le statut d'emploi et l'éligibilité à la réembauche, vous pouvez demander aux candidats de fournir les coordonnées de superviseurs ou de collègues de travail précédents pour obtenir des informations plus détaillées. Les vérifications des antécédents, y compris les vérifications de crédit, fournissent également des détails sur les antécédents personnels du demandeur..
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Séparation des tâches

La séparation des tâches empêche un employé d’assumer la responsabilité de multiples transactions impliquant le traitement des finances. Chaque fois qu'un employé doit manipuler de l'argent, il devrait y avoir une personne qui autorise certaines transactions, une autre personne responsable du traitement et une autre pour le rapprochement et la conservation des documents. Cela garantit qu'aucune personne ne peut exécuter une tâche qui ne soit détectée ou examinée par une autre personne..
La séparation des tâches rend difficile toute perte d'argent, que ce soit au niveau de la réception ou au niveau administratif du cabinet médical. Lorsque les employés savent que chaque processus est suivi et surveillé, cela encourage la précision et l'honnêteté dans l'exécution des tâches..
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Documentation

Chaque transaction financière devrait avoir une trace écrite. La documentation ne consiste pas seulement à rédiger ou à documenter des actions, mais également à conserver des copies de tous les enregistrements financiers tels que les factures et les paiements. Les employés doivent être avertis de ne jamais effectuer une transaction basée sur une demande verbale.
Les documents valides comprennent les formulaires officiels du cabinet médical, l'en-tête de lettre ou les factures et doivent être autorisés, le cas échéant, par signature. Les chèques doivent toujours avoir une facture, de même que les remboursements, les virements de fonds ou les écritures de paiement. L'argent ne devrait être accepté, jamais remis, à moins de rendre la monnaie du patient. Le rapprochement des caisses devrait également être documenté au début et à la fin de chaque quart de travail.. 
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Sauvegardes physiques et électroniques

L'utilisation de coffres-forts, de systèmes d'alarme, de caméras et de serrures peut aider le cabinet médical à protéger ses données, ses stocks, ses actifs et son argent..  
1. Conservez toutes les boîtes aux lettres, les chèques et les carnets de reçus dans un coffre-fort avec un accès limité pour le personnel du bureau médical. Les combinaisons doivent être changées régulièrement.
2. Avoir des systèmes d'alarme en place après les heures creuses et les jours non opérationnels.
3. Des caméras peuvent être placées à chaque entrée et sortie, à la réception et dirigées vers le coffre-fort..
4. Gardez les portes de la salle des fournitures et / ou de l'armoire de pharmacie verrouillées en tout temps et n'autorisez l'accès qu'à certaines zones au besoin..  
Les sauvegardes électroniques incluent l'utilisation de mots de passe et la restriction de l'accès au personnel autorisé uniquement.
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Surveillance des opérations

Tout processus de contrôle interne serait incomplet sans moyen de surveiller les opérations. La surveillance des contrôles internes implique l'examen des opérations quotidiennes pour s'assurer que les processus fonctionnent correctement.  
1. Rapprochement de caisse
2. Audit de compte ou de diagramme
3. Vérification en comparant les rapports
4. Contrôles d'inventaire réguliers
Garder un œil attentif sur tous les processus est essentiel, mais avant tout, un responsable de cabinet médical doit:
1. Établissez des règles et des objectifs
2. Communiquez-les à tout le personnel
3. Fournir des commentaires sur une base régulière