Questions d'actualité pour les responsables de cabinets médicaux

Le cabinet médical est constamment confronté à de nombreux défis. Le rôle du responsable du cabinet médical est de les identifier et de comprendre les étapes nécessaires pour mettre en œuvre des stratégies efficaces..
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Se préparer au changement

Que cela soit le bienvenu ou non, le changement est inévitable, en particulier dans le secteur des soins de santé. Il est important d’être préparé aux changements qui pourraient survenir, qu’ils soient technologiques, de conformité ou afin de répondre aux demandes de vos patients. Quels que soient les changements apportés à votre expérience dans le cabinet médical, la principale importance de ces changements est de savoir comment vous y répondez.
Les responsables de cabinet médical doivent être prêts et capables d'identifier les opportunités de changement susceptibles d'améliorer l'efficacité et l'efficience du cabinet. Il est important de rester au courant des tendances en matière de soins de santé en matière de planification financière, de conformité et future..
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Transition vers 5010

Bien que la date soit passée pour tous les fournisseurs, hôpitaux et payeurs de passer des normes de la version 4010 pour les transactions de santé électroniques à la version 5010 pour les demandes de règlement électroniques, la transition est loin d'être terminée. Les établissements de tout le pays rencontrent de nombreux défis pour revenir aux "normes" de facturation et de codage. Obtenir des factures claires facturées prendra du temps parce que tout simplement - aucun d'entre nous ne savait exactement à quoi nous faisions face.
L’étape la plus importante que vous puissiez faire est d’identifier chaque problème à mesure qu’il se pose. Que vous ayez votre propre service informatique ou que vous deviez contacter votre fournisseur de logiciel de facturation, soyez prêt à donner des exemples de ce que vivent vos émetteurs de factures pour remédier à la situation. Malheureusement, il n'y a pas de solution rapide, mais rester au-dessus de ces "bugs" vous sera utile à long terme..
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Protéger la vie privée des patients

Tous les fournisseurs de soins de santé ont la responsabilité de garder leur personnel formé et informé sur la conformité à la loi HIPAA. Qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, la divulgation non autorisée de PHI est considérée comme une violation de HIPAA. Voici 5 conseils pour éviter de violer HIPAA:

1. Les professionnels de la santé doivent veiller à ne pas divulguer d'informations lors de conversations de routine. Cela peut facilement être fait en mentionnant à une tierce partie quelque chose qui semble insignifiant en affirmant que John Smith a visité le bureau aujourd'hui..
2. Discuter des informations sur les patients dans les zones d'attente, les couloirs ou les ascenseurs devrait être strictement interdit. Des informations sensibles peuvent être entendues par les visiteurs ou d’autres patients. Veillez également à conserver les dossiers des patients en dehors des zones accessibles au public..
3. Les renseignements personnels sur la santé ne devraient jamais être jetés à la poubelle. Tout document jeté à la poubelle est ouvert au public et constitue donc une violation de l’information. Utilisez un service externe spécialisé dans l'élimination appropriée des PHI.
4. Les commérages sont particulièrement difficiles à contrôler. C’est pourquoi il est important de limiter strictement l’accès à l’information aux employés dont le travail exige cette information. Ce type de violation peut être particulièrement préjudiciable à la réputation de votre organisation, en particulier dans les petites communautés où "tout le monde se connaît".
5. La vente de listes de patients ou la divulgation de renseignements médicaux personnels à des tiers à des fins de marketing est strictement interdite sans autorisation préalable du patient. N'oubliez pas que la divulgation des informations des patients ne devrait être utilisée que dans le but de fournir des soins de qualité.

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Contrôle d'infection

Prévenir la propagation des maladies infectieuses est l'objectif principal du contrôle des infections dans le cabinet médical. Comme nous le savons tous, bien se laver les mains est le moyen le plus efficace de prévenir la propagation des infections. Cependant, se laver les mains seul ne peut pas faire le travail. Les patients et le personnel peuvent aider en:

• Rester à jour sur les vaccinations, y compris le vaccin antigrippal
• Utiliser une bonne hygiène pour tousser et éternuer
• Suivre les directives appropriées lors de la manipulation de sang et d'autres fluides corporels
• Porter un équipement de protection individuelle (EPI) approprié, le cas échéant

La mesure la plus importante que le cabinet médical puisse prendre pour prévenir la propagation des maladies infectieuses consiste à ajouter des produits sans contact, ou mains libres, qui favorisent la sécurité des patients et garantissent la protection des patients et du personnel..
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Demandes en suspens

Que vos réclamations médicales soient facturées par voie électronique ou papier, par courrier, il est impératif que le personnel de votre cabinet médical effectue un suivi auprès des sociétés d’assurance afin d’obtenir le statut de réclamation. Une fois que la facture a été reçue par la compagnie d’assurance, vous n’êtes pas obligé d’être à leur merci pour être payé à temps..
Selon votre méthode de facturation, vous devez vous attendre à recevoir le paiement dans les 15 jours. Si le délai d'exécution de vos paiements d'assurance est en moyenne supérieur à 30 jours à compter de la date d'envoi de vos factures et jusqu'à ce que vous receviez le paiement, votre bureau doit mettre au point un processus de suivi des réclamations. Le suivi de l'état de vos demandes peut définitivement améliorer vos jours de comptes à recevoir.
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Contrôle interne

Les contrôles internes sont définis comme un processus conçu pour décourager la fraude, protéger les ressources de l'entreprise et garantir le respect des lois et des réglementations. Les contrôles internes ne sont efficaces que s'ils répondent aux besoins spécifiques du cabinet médical, sont mis en œuvre, surveillés et mesurés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu.
Le cabinet médical doit adopter une approche proactive pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles des employés en se dotant d'une politique en matière de contrôles internes. La prévention et la détection jouent un rôle très important dans tout processus de contrôle interne en minimisant un certain niveau de risque..