Directives de nétiquette par courrier électronique

La communication électronique est en train de devenir plus populaire que les appels téléphoniques, le courrier «escargot» et, même dans certains cas, les réunions en face à face. Dans tous les milieux professionnels, y compris le cabinet médical, il est important de prendre en compte plusieurs éléments lors de l’envoi de courriers électroniques à des collègues, des patients, des médecins, des hôpitaux, des fournisseurs ou d’autres professionnels..
Les gens passent une grande partie de leur journée à ouvrir et à lire des courriels. Ne perdez pas de temps précieux en e-mails inefficaces et sans importance. Le même professionnalisme que vous utiliseriez au téléphone, dans la correspondance ou en face à face devrait également être exprimé dans un courrier électronique. Rappelez-vous toujours qu'un email est une forme de communication et que la manière dont le destinataire interprète le message est la seule chose qui compte.
Avant de créer et d'envoyer un email, posez-vous plusieurs questions.

Le courrier électronique est-il la meilleure forme de communication pour les informations que j'envoie??
Est-ce professionnel?
Est-ce conforme à HIPAA?
Est-ce qu'il me représente exactement et le cabinet médical?

Règle d'étiquette d'email # 1

Faire réfléchissez au contenu de votre message avant d'appuyer sur ENVOYER. Assurez-vous que le courrier électronique est la forme de communication appropriée pour votre message au lieu d'un appel téléphonique ou d'une réunion. N'oubliez pas que le contenu doit refléter l'image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical..
Ne pas envoyer, transférer ou répondre à tout courrier électronique de nature obscène, offensante, diffamatoire, diffamatoire, raciste ou sexuelle. Les sanctions peuvent être sévères pour vous et le cabinet médical.

Règle d'étiquette d'email # 2

Faire utilisez la grammaire, la ponctuation et l'orthographe appropriées. Encore une fois, votre message est le reflet de votre cabinet médical. Assurez-vous également de garder le message concis et d'utiliser la mise en page appropriée à votre message, ce qui facilite sa lecture. Relisez votre email avant de frapper ENVOYER.
Ne pas utilisez TOUTES CAPS, car cela est considéré comme crier ou hurler dans le monde en ligne. Utilisation audacieux ou italique souligner un mot ou une phrase. Évitez également l’utilisation de polices extrêmement sophistiquées ou étranges, car cela rendrait votre courrier électronique plus difficile à lire..

Règle d'étiquette d'email # 3

Faire assurez-vous que l'e-mail est envoyé au (x) destinataire (s) approprié (s). Les informations contenues dans un cabinet médical, notamment celles relatives aux patients, doivent être partagées sur la base du besoin de savoir uniquement. En outre, considérez que les personnes peuvent considérer des informations non pertinentes comme du "courrier indésirable".
Ne pas discuter des informations personnelles et confidentielles ou joindre des dossiers de patients dans un email. Utilisez les numéros de compte du patient ou du dossier médical pour conseiller à quelqu'un de consulter le compte. Vos informations doivent être notées ici.

Règle d'étiquette d'email # 4

Faire répondez aux courriels professionnels dans les 24 heures si possible. Si cela ne vous laisse pas assez de temps, répondez au moins en disant que vous avez reçu l'e-mail et vous leur répondrez dès que possible..
Ne pas répondre au spam ou aux demandes d'abonnement / désabonnement. Cela ne fera que générer plus de spam, ce qui inondera votre messagerie professionnelle..

Règle d'étiquette d'email # 5

Faire garder les émotions de courriels. Soyez poli et professionnel. Sachez avec qui vous pouvez être informel après un délai suffisant pour établir ce type de relation..
Ne pas dites n'importe quoi dans un email que vous pourriez regretter plus tard. Soyez prudent lorsque vous envoyez ou répondez à un courrier électronique avec colère. Ne faites jamais de commentaires personnels sur une autre personne, ne faites pas de commentaires qui offensent quelqu'un ou ne disiez rien que vous ne diriez pas en personne.

Règle d'étiquette d'email # 6

Faire limitez au minimum l'humour, les blagues et l'ironie. Les intentions sont souvent «perdues dans la traduction» dans les courriels et il est possible que les gens ne comprennent pas toujours la blague. Pensez-y du point de vue du destinataire.
Ne pas envoyer, transférer ou répondre aux chaînes de lettres. C'est un comportement non professionnel et certaines personnes y voient du courrier indésirable. N'oubliez pas que tout contenu que vous envoyez doit refléter l'image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical..